Estudio de viabilidad de un proyecto: ¿qué es y cómo hacerlo?
El estudio de viabilidad de un proyecto es un elemento inherente a todos ellos. No importa qué tipo de proyecto es, si se trata de una iniciativa de software, un proyecto educativo o uno de construcción. Analizar la viabilidad de un proyecto es más importante que planificar y para poder concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa.
Este análisis permitirá obtener conocimiento para averiguar si realmente el proyecto aportará los beneficios que se esperan de él. No es una simple formalidad burocrática, sino una herramienta necesaria para la toma de decisiones estratégica.
¿Qué es la viabilidad de un proyecto?
La viabilidad de un proyecto es su capacidad para finalizar satisfactoriamente, entregando los resultados esperados con la iniciativa.
Analizar esta cualidad antes de la etapa de planificación sirve como guía para impulsar la toma de decisiones desde la comprensión integral de los parámetros del proyecto, los objetivos a alcanzar y los factores de riesgo.
¿Cómo saber si un proyecto es viable o no?
Un estudio de viabilidad permite averiguar si la iniciativa es o no realizable. Para ello, se analizan diferentes perspectivas, como la técnica, la económica o la legal. Las conclusiones de esta investigación hacen posible comprobar si la inversión merece o no la pena.
Aunque cada proyecto difiere en sus objetivos, necesidades y alcance, existen aspectos comunes a todos, en lo relativo a factores internos y externos que resultan determinantes para su éxito.
Algunos de ellos son el liderazgo del proyecto, la disponibilidad de recursos, la infraestructura existente, la demanda pública y las regulaciones, que afectarán la salud del proyecto y a largo plazo y, por tanto, a su viabilidad.
¿Qué tipos de viabilidad de un proyecto existen?
Existen diferentes tipos de viabilidad de un proyecto. A continuación, se explican los más importantes.
Viabilidad técnica
Hace referencia a la posibilidad de acceder a los recursos técnicos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, es viable a nivel técnico que un experto informático arregle un ordenador, pero no podrá hacerlo un profesor de matemáticas.
Viabilidad comercial
Hace referencia a las condiciones del mercado. Cómo es la competencia o cuáles son las proyecciones de ventas son algunas de las respuestas a las que pretende responder la viabilidad comercial. Por ejempo, resulta bastante inviable hoy en día competir con Apple en el nicho de las tabletas gráficas.
Viabilidad financiera
Aborda la cuestión de considerar si es posible pagar un determinado proyecto. Por lo tanto, se trata de analizar los costes-beneficios del mismo. Una empresa como Space Exploration Technologies Corp., se puede permitir llevar a cabo la fabricación de naves aeroespaciales, pero la mayoría de las compañías no.
Viabilidad económica
¿Cuáles son los factores económicos que implica el proyecto? En este punto, se determina si es beneficioso para la empresa, si se va a obtener un margen de beneficios. Por ejemplo, se lleva a cabo un estudio de viabilidad económica cuando se analizan los préstamos necesarios para iniciar la actividad de una compañía.
Viabilidad de gestión
Considera si la empresa tiene la capacidad para llevar a cabo el proyecto. Una empresa de muebles, por ejemplo, no cuenta con las herramientas de gestión necesarias para construir un edificio.
Viabilidad operativa
Está relacionada con la viabilidad de gestión, y hace referencia a la capacidad de la empresa para alcanzar las metas y los objetivos propuestos. En este sentido, podríamos hablar de, por ejemplo, una fábrica que cuenta o no con las máquinas necesarias para elaborar sus productos.
Viabilidad social
¿Cuál va a ser el impacto económico y social de este proyecto? Un buen ejemplo sería la construcción de un hospital, que puede tener un gran impacto en un barrio de renta baja.
Viabilidad legal
El proyecto debe cumplir con el marco legal del país donde pretende llevarse a cabo. Por ejemplo, a día de hoy es ilegal transitar por autovías y autpistas con patinetes, de manera que no tendría sentido fabricar modelos para tal fin.
Viabilidad ambiental
¿Cuáles son las normas ambientales que regulan la viabilidad del proyecto? Si, por ejemplo, implica realizar vertidos prohibidos al mar, el proyecto no se podrá llevar a cabo.
Cómo hacer un estudio de viabilidad de un proyecto: estructura del análisis
Para que el estudio de viabilidad de un proyecto sea efectivo, debe contar, al menos, con las seis siguientes partes:
Alcance del proyecto
Contribuye a definir los límites y evitar desviaciones que alejen de los resultados esperados. En esta primera fase, será conveniente que se establezcan los objetivos que se persiguen, las metas, y también los resultados que se espera obtener con la finalización del proyecto.
Para ello, como ya se ha mencionado, es necesario también prestar especial atención a los límites del propio proyecto, así como a los requisitos y necesidades básicas para poder llevarlo a buen término.
Análisis de situación
Sirve para identificar las fortalezas y debilidades del enfoque actual. Se realiza una evaluación detallada del mismo con el objetivo de identificar los factores internos y externos que puedan llegar a afectar.
En este sentido, tendremos en cuenta elementos como el mercado, la competencia, los recursos de los que se disponen o los riesgos. Se trata, en definitiva, de conocer de manera clara y concisa el contexto en el que se pretende desarrollar el plan.
Definición de requisitos
Esta etapa depende del objeto de la atención del proyecto y se nutre de la participación conjunta de integrantes del proyecto a diferentes niveles. Se trata de identificar y documentar los requisitos específicos del proyecto, recopilando toda la información necesaria.
¿Cuáles son sus plazos? ¿Y sus costes? Responder a estas y otras preguntas es esencial en este punto. De esta manera, se podrá establecer una base sólida para desarrollar el proyecto.
Determinación del enfoque
Representa la solución recomendada o curso de acción óptimo que concluirá en la satisfacción de necesidades. En definitiva, es la estrategia que se va a seguir para llevar a cabo el proyecto.
La determinación del enfoque se centra en escoger adecuadamente las metodologías, las herramientas y las técnicas necesarias para la ejecución del mismo. En esta fase, se decide cómo se va a organizar el trabajo y cómo se van a asignar los recursos.
Evaluación de la viabilidad del proyecto
Examina la rentabilidad del enfoque seleccionado. Se considera uno de los puntos más críticos del proyecto, pues habrá que determinar si es viable desde el punto de vista técnico, financiero u operativo.
Revisión del estudio de viabilidad
Todos los elementos anteriores se ensamblan en un estudio de viabilidad que debe someterse a una revisión formal en la que participen todas las partes involucradas. Una vez completado el estudio, es necesario reavisarlo de manera exhaustiva para asegurarse de que todos los elementos importantes han sido adecuadamente considerados.
Si es necesario, se llevarán a cabo los ajustes requeridos. Además, en este punto es posible que se tome la decisión de desechar el proyecto por completo, si se considera que no es viable.
Hay que recordar que el estudio de viabilidad de un proyecto es más una forma de pensar que un proceso burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes detalles como para permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el proyecto, facilitando la aplicación de un análisis comparativo en la preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue entregar, en comparación con lo que se propuso en el estudio de viabilidad.
Razones para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto
Además del enfoque de sentido común que el estudio de viabilidad de un proyecto aporta a la planificación del mismo, existen muchas otras razones que impulsan a las empresas a comprometerse con su elaboración.
La realización de un estudio de este tipo es una buena práctica empresarial y su aplicación puede observarse en todos los negocios de éxito.
Las organizaciones que menores cotas de fracaso de proyecto presentan tienen en común el haber dedicado el tiempo y los recursos necesarios a examinar a fondo todas las cuestiones y evaluar su probabilidad de éxito antes de iniciar el siguiente proyecto.
Además de minimizar el riesgo, el estudio de viabilidad les ayuda a:
Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.
Detectar las oportunidades.
Analizar el modo actual de funcionamiento de la organización.
Definir los requisitos que configuran el proyecto.
Evaluar las distintas alternativas.
Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.
Hace alusión al propósito y se utiliza para definir el problema de la empresa que necesita ser resuelto o la oportunidad de negocio que se quiere aprovechar.
Debe definir el ámbito de aplicación de forma clara, concisa y precisa, para evitar confundir a los participantes del proyecto.
Tiene que informar sobre la estructura y partes de la empresa, incluyendo la designación de los participantes en el proyecto, la identificación del promotor y las áreas de los usuarios finales afectados por el mismo.
Centrarse en el proyecto en sí y obtener una perspectiva más completa de las distintas alternativas.
Descubrir nuevas alternativas de negocio o formas de optimizar resultados.
Identificar oportunidades de innovar, a través del proceso de investigación.
Detectar los signos que advierten de que es mejor no continuar y las razones que justifican esta cautela.
Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los distintos factores que, desde el principio, podría afectar al proyecto y perjudicar a sus resultados.
Contar con información de calidad para llevar a cabo una toma de decisiones basada en datos objetivos y fiables.
Disponer de documentación completa, fruto de la investigación a fondo que la empresa ha llevado a cabo en diferentes áreas.
Asegurar la financiación de las instituciones de crédito y otras fuentes monetarias.
También contribuye a atraer inversión de capital, uno de los beneficios más aplaudidos del estudio de viabilidad de un proyecto.
Facilita la introducción de cambios en las áreas donde son requeridos.
Permite definir directrices que pueden aplicarse a futuros proyectos, suponiendo un ahorro considerable en tiempo y dinero.
Debe emplearse como hoja de ruta y no como llamada a la acción, por lo que sus conclusiones se tienen que encuadrar en la planificación y no tomarse como prioridades a resolver de inmediato.
Es imprescindible la valoración de las distintas alternativas de solución a cada problema.
Se plantea la idoneidad de uso de las estructuras existentes y de las alternativas.
Se establecen prioridades en base a su pragmatismo y viabilidad.
Inicia con un análisis del costo total estimado del proyecto.
Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte de la solución recomendada, con el fin de ofrecer una comparación económica.
Conviene completarla con un programa de proyecto que muestre la ruta del proyecto y las fechas de inicio y de final de las actividades en conjunto.
Culmina con el cálculo del coste total, aspecto esencial para poder determinar la viabilidad de un proyecto.
A este cálculo hay que añadirle un resumen de los costos y una evaluación en base a un análisis de costo - beneficio y de la rentabilidad de la inversión.
Justificar el rigor y la precisión del estudio de viabilidad.
Tomar una decisión acerca del proyecto, aprobándolo, rechazándolo o solicitando una revisión del mismo o de alguno de sus aspectos.
Ayuda a comprender mejor el sistema y entender los mecanismos de desarrollo de cada entregable.
El estudio de viabilidad de un proyecto debería aportar, al menos, visibilidad en el plano técnico, para responder a preguntas sobre los recursos o la disponibilidad; y también ha de resolver dudas económicas, aclarando el potencial de generación de ingresos a largo plazo del proyecto. De forma complementaria, se pueden implementar análisis adicionales que tengan en cuenta cuestiones ambientales, de cumplimiento, políticas o culturales, entre otras.