Errores a evitar en la planificación de recursos de un proyecto

Una persona requerida a la vez en dos tareas diferentes, actividades sin terminar, entregables que no se completan a tiempo, falta de motivación, descenso de la productividad... Las consecuencias de los errores en la planificación de recursos de un proyecto se pagan muy caro. Hoy día existen en el mercado numerosas herramientas que facilitan esta labor y que son responsabilidad del Director de Proyecto. Metodologías de gestión, softwares específicos, etc. Pero, a pesar de ellas, se siguen cometiendo fallos. Conocerlos es el primer paso para poder evitarlos. 

Planificación de recursos: los fallos más graves

Las etapas iniciales de un proyecto, iniciación y planificación, marcan el curso del mismo hacia el éxito o lo abocan directamente al fracaso. Uno de los aspectos más delicados es la tarea de planificación de recursos, para la que es necesario contar con datos suficientes, objetivos y contrastados; además de conocer las limitaciones y supuestos del proyecto. La experiencia y la formación contribuyen a minimizar el margen de error en esta labor, durante la que hay que estar prevenido para no caer en ninguno de los siguientes errores:

Desconocimiento de los requisitos

A veces éstos son pobres o a veces están incompletos. La cuestión es que, si no se conocen con detalle, el alcance del trabajo estará mal distribuido haciendo que sea prácticamente imposible dar una estimación precisa. La forma de evitar este fallo es volviendo atrás y completando los requisitos antes de partir de información tan incompleta para distribuir cargas de trabajo o hacer presupuestos.

Presiones externas

Muchas veces la Alta Dirección pone sus condiciones que se traducen en objetivos casi irrealizables y plazos difíciles de cumplir. Por desgracia, esta circunstancia es más frecuente de lo que sería deseable. Dada una situación de este tipo, es responsabilidad del Director de Proyecto informar a sus superiores de los factores de riesgo que implica esa forma de proceder. Hay que exponer con argumentos sólidos la disconformidad que provoca un punto de partida de esas características y tratar de negociar unas condiciones más flexibles.

No tener en cuenta los riesgos

La incertidumbre y el riesgo deben tenerse en cuenta y su impacto en el curso del proyecto es tan crítico que para su gestión es preciso un plan. No se puede estandarizar, aunque sí se pueden revisar las lecciones aprendidas de otros proyectos, que pueden servir de inspiración para resolver determinadas situaciones y optimizar la planificación de recursos.

Falta de comunicación entre el la dirección de proyecto y los equipos de trabajo

Pese al rol del Director de Proyecto y su posición en el organigrama, la aportación del saber hacer, el conocimiento y la experiencia de miembros de los equipos de trabajo en la etapa de planificación es de gran valor. Involucrar al ejecutor real en el proceso de estimación siempre que sea posible es una de las mejores prácticas en la gestión de proyectos, pues evita muchos fracasos.

Inadecuada asignación de roles y responsabilidades

Para poder completar esta misión con éxito, no sólo hay que conocer las tareas a realizar a la perfección, sino que también es necesario contar con un conocimiento adecuado de las personas que se encargarán de ejecutarlas. Hay que saber elegir al colaborador adecuado para cada actividad y tener claro que la comunicación y la transparencia en la gestión son dos factores insustituibles en el desarrollo de esta labor.

Exceso de optimismo

Es uno de los problemas más graves en la planificación de recursos de un proyecto. Cuando la estimación que se hace está basada en los mejores escenarios en todos los ámbitos, las posibilidades de ajuste con la realidad pierden alineación al mismo tiempo que la incidencia del riesgo aumenta exponencialmente. Hacer cálculos realistas, conocer las limitaciones y los riesgos y apoyarse en experiencias anteriores, o al menos documentarse, es el primer paso para evitar consecuencias de difícil solución.

¿Qué sucede si no existe una planificación de proyecto?

Planificar un proyecto con antelación detallando los objetivos del plan es una tarea necesaria para el éxito empresarial y la lógica consecución de las metas propuestas. Lo contrario aumenta la posibilidad de cometer fallos y eleva el nivel de fracaso y conflicto.

Veamos algunas consecuencias importantes de la falta de planificación de un proyecto:

• Aparecen las debilidades: aunque no se dejen ver a corto plazo, a medio y largo plazo aparecen con fuerza las debilidades del proyecto y los tropiezos provocados por la poca planificación y la falta de un ejercicio teórico previo.
• Estrés y preocupación: improvisar implica enfrentarse continuamente a lo desconocido, lo que provoca cuadros de estrés y angustia que afectarán negativamente a los integrantes del proyecto y al proyecto en sí.
• Gestión del tiempo inadecuada: no planificar reduce el control del tiempo, cuya gestión inadecuada provoca problemas en el timing de promoción y ejecución, en los horarios de los participantes, etc. Como consecuencia, los colaboradores recargan sus jornadas laborales y el proyecto no cumple los plazos previstos.
• Problemas de conciliación: obviamente, los colaboradores tendrán serios problemas para conciliar vida laboral y familiar. Todo ello reduce la estabilidad privada y económica, lo que afecta a la salud y, en definitiva, al proyecto en sí.
• Aparición de conflictos: no tardan en aparecer conflictos laborales, malos entendidos y reducción de la calidad de la comunicación.
• Saturación: al final, todos los integrantes del proyecto acaban saturados, con grandes recargas de trabajo que afectan a todos los niveles, desde el líder hasta el último colaborador, reduciendo competencias como la creatividad o la correcta gestión del tiempo.
• Evaluación deficiente: sin un plan, evaluar el proceso de trabajo es muy complicado, por no decir imposible. Además, los resultados arrojados tampoco serán fiables.  
• Pérdidas económicas: en última instancia, un proyecto lanzado sin la planificación adecuada puede provocar pérdidas económicas, desajuste de cuentas y desfase presupuestario.

¿Cómo puede afectar a largo plazo una mala planificación?

Sin duda, el mayor problema que puede surgir tras no planificar adecuadamente un proyecto es que la empresa tenga que cerrar. Pero, además, existen otros desajustes:

1. Pérdida de oportunidades: no se aprovecharán las oportunidades de crecimiento por carecer de una coordinación adecuada.

2. Mala asignación de recursos: la falta de organización impide prever diferentes escenarios y situaciones de emergencia, lo que conlleva una consecuente asignación inadecuada de recursos para cada caso.

3. Eficiencia limitada: todos los procesos serán más ineficientes, provocando bajo análisis, y promoviendo que se tengan que dar pasos innecesarios, redundantes, repetitivos o abusivos.

4. Incumplimiento de metas: al final, las metas no se cumplirán y, con casi toda probabilidad, tampoco se alcanzará el objetivo final.

5. Desventaja competitiva: la falta de planificación provoca que el proyecto no sea competitivo, pues no se basa en una estrategia sólida y bien analizada.

6. Incertidumbre: reducirá el buen ambiente laboral y, por supuesto, también rebajará el desempeño de los colaboradores, lo que podría acabar, como hemos comentado, con el cierre de la empresa.

¿Qué sucede con las empresas si no aplican correctamente un plan de marketing?

Según diversos estudios, el 80% de las pymes fracasan antes de llegar a su quinto año desde el lanzamiento. El 90% de ellas no sobrevive una década completa. ¿Por qué? Existen muchos factores ambientales, políticos, económicos o sociales, pero hay uno que es clave por encima de todos los demás, la falta de un plan de negocio o plan de marketing.

En la actualidad, el mercado se ha globalizado notablemente, lo que ha provocado una enorme voracidad debido a la enorme competencia.

¿Cómo se puede sobrevivir en el citado mercado? Con una previsión de ingresos y gastos. ¿Cómo se hace tal previsión? Podemos llamarlo plan de marketing, plan de negocio o plan de empresa. Sea como fuere, sin esta herramienta, las opciones para sobrevivir y competir son prácticamente nulas.

Son muchos los emprendedores que no dotan al plan de marketing de la financiación y peso específico que requiere. Bien sea porque no lo ven importante, por su elevado coste o por falta de tiempo o medios, o incluso por desconocimiento, no se tiene en cuenta este documento clave.

Pero, ¿qué sucede si no se tiene plan de marketing? Que no se analiza a nivel interno y externo la viabilidad de la empresa en su mercado, no se fijan objetivos y, lo que es peor, no se establecen estrategias para alcanzar las metas necesarias para sobrevivir.  

Es decir, sin un documento como el plan de negocio, no se sabe cómo rentabilizar un producto o servicio. Tampoco se tiene conocimiento real del tiempo necesario para una comercialización positiva. Se pierde la visión, no se conoce al público objetivo y no se hace una determinación adecuada de los recursos que se deben usar para alcanzar la meta.

Es complicado competir si no se conocen las debilidades de la empresa. Y más todavía cuando no se estudian las fortalezas, no se analizan las oportunidades de mercado y tampoco se estudian las posibles amenazas del entorno.

Así que, respondiendo la pregunta: ¿Qué sucede con las empresas si no aplican correctamente un plan de marketing? La cuestión es sencilla. Las empresas corren un riesgo elevadísimo de desaparecer, como sucede en la mayor parte de los casos.

Analizados los errores a evitar en la planificación de recursos de un proyecto, queda claro que, sin un plan concreto y eficiente, mejor no hacer nada, pues el fracaso está prácticamente garantizado.