10 aspectos esenciales en la gestión de contratos de un Project Manager

En muchos de nuestros proyectos es habitual la situación en la que debemos recurrir a compras externas, y no sólo de materiales o productos de catálogos comerciales, sino de sub-proyectos enteros, hechos a medida, que encargamos a otra empresa u organización. En este contexto, llamamos “Gestión de las Adquisiciones y Contrataciones” a los procesos de trabajo para la adquisición de los productos, servicios o resultados necesarios para el desarrollo del Proyecto, así como los de gestión de esos contratos.

A veces se producen dudas sobre qué papel exactamente tiene un Project Manager en estas adquisiciones. Es habitual que sean gestionadas por un departamento interno de nuestra empresa…. pero… ¿qué papel jugamos entonces?

Quisiera resumir el papel del Project Manager, en los procesos de adquisiciones y contratación, en 10 puntos fundamentales. El tener bajo control todos ellos nos llevará a que esta parte tan importante de nuestro proyecto esté mucho mejor planteada:

1. Conocer en detalle el proceso de compras y adquisiciones de nuestra organización, saber exactamente qué mecanismos y procedimientos internos, qué tiempo lleva, y qué personas jugarán un papel principal.
2. Entender los términos y condiciones de un contrato.
3. Asegurarse de que el contrato contiene todos los requisitos de la gestión del proyecto, tales como asistencia a reuniones, informes y comunicaciones necesarios.
4. Identificar riesgos e incorporar al contrato acciones de mitigación y reparto de riesgos.
5. Ayudar a que el contrato esté confeccionado a la medida de las necesidades del proyecto.
6. Ajustar el cronograma del proceso de contratación y adquisiciones al cronograma del proyecto.
7. Involucrarse en la negociación del contrato para proteger la relación con el proveedor.
8. Durante el curso del trabajo, proteger la integridad del proyecto, monitorizando que el trabajo del contrato sea realizado.
9. Defender el cumplimiento de todos los términos del contrato.
10. Trabajar con la dirección de compras gestionando los cambios del contrato, si se producen durante el transcurso del trabajo.

Es recomendable que el equipo de dirección del proyecto se apoye en especialistas jurídicos durante el proceso de contratación, ya que redactando cuidadosamente los términos y condiciones del cada contrato, y gestionando activamente su ciclo de vida, se pueden evitar muchos problemas o desacuerdos posteriores.

De hecho, el tipo de contrato a utilizar, así como sus términos y condiciones específicos, determinan el grado de riesgo asumido tanto por el comprador/cliente como por el proveedor/vendedor. En Gestión de Proyectos podemos dividir los contratos en tres grandes categorías:

1. Contratos de precio fijo (Fixed-Price or Lump-Sum), esta categoría supone definir un precio fijo y debe aplicarse para un producto bien definido. Hay diferentes tipos de contratos de precio fijo en función de las cláusulas de ajuste de precios o de incentivos que se acuerden entre las partes.
2. Contratos de costes reembolsables (Cost-Reimbursable Contract), esta categoría implica el pago o reembolso al vendedor/proveedor de sus costes reales, más unos honorarios que suponen, en general, la ganancia del vendedor. Estos contratos pueden incluir cláusulas de incentivos en virtud de las cuales, si el proveedor/vendedor cumple o supera determinados objetivos recibe del comprador/cliente una bonificación.
3. Contratos por Tiempo y Materiales (Time and Material), los contratos de esta categoría son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los contratos de precio fijo. Al igual que los contratos de costes reembolsables son abiertos, ya que el valor total del acuerdo y la cantidad exacta de artículos a ser entregados no son definidos por el comprador en el momento de la firma y dependen del volumen del proyecto a ejecutar. Se asemejan a los contratos de precio fijo en que las partes establecen por anticipado tarifas unitarias para cada recurso a utilizar.

Adjuntamos a continuación un cuadro comparativo de las tres categorías definidas:

El Project Manager deberá contar con asesores legales especializados en la redacción del documento. Esa asesoría es de especial importancia también en la interpretación del contrato, ya que es una tarea técnica que para el Director de Proyecto no es sencilla. Se suele necesitar de la asistencia de un abogado, y puede ser fuente de conflictos con nuestro proveedor, incluso si ambas partes han trabajo conjuntamente el contenido del contrato antes de firmarlo.

Es fundamental invertir tiempo y recursos del equipo de proyecto, tanto para la elección de la estrategia contractual, como para la elección del tipo de contrato y el desarrollo de su clausulado. Esa inversión es clave tanto para el adecuado desarrollo del proyecto como para evitar problemas de gestión posteriores.