Gestión administrativa: 4 claves para optimizarla

La gestión administrativa es el área de la empresa que se encarga de emplear los recursos de la forma más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos.

En este post vamos a ver una serie de claves que nos permitirán optimizarla.

Clave #1 de gestión administrativa: planificar y organizar

Ante cualquier proyecto o trabajo, si vamos recorriendo un camino que no hemos fijado de antemano, corremos el riesgo de salirnos de él y acabar en otro muy distinto. La planificación y la organización son la hoja de ruta que permite a las personas involucradas en un proyecto saber qué decisiones tomar en el momento en el que el trayecto se bifurque.

La gestión administrativa que planifica el camino que vamos a recorrer y organiza los recursos adecuándolos a dicha planificación será una gestión administrativa que:

1. No tomará decisiones a ciegas y, por lo tanto, correrá menos riesgos de equivocarse.
2. No gastará recursos en vano.
3. Será más eficaz y eficiente.

Clave #2 de gestión administrativa: gestionar el tiempo

El tiempo es un recurso extremadamente valioso en lo que respecta a gestión administrativa. Debemos tener en cuenta que el tiempo que gastamos ya no lo podremos recuperar. Esto es lo que provoca que cada minuto se monetice y se cobre de forma independiente en muchos presupuestos.

Algunas de las claves más importantes en gestión del tiempo son:

1. Digitalizar todo lo posible. El formato digital permite realizar operaciones de forma mucho más rápida que en papel, como por ejemplo encontrar una información determinada en un par de segundos.
2. Permitir los descansos cada cierto tiempo de trabajo. El cerebro humano necesita descansar para poder mantener el rendimiento. Si no descansa, lo único que consigue es un trabajo de peor calidad cada minuto que transcurre.
3. Invertir tiempo actual para ahorrar tiempo futuro. Por ejemplo, si ahora dedicamos 30 minutos a ordenar la bandeja de entrada del correo electrónico, en el futuro podremos ahorrar horas de búsqueda de determinados mensajes pasados

Clave #3 de gestión administrativa: comunicar

En la gestión administrativa de una empresa no trabaja una sola persona. De hecho, todos los trabajadores influyen de una forma u otra en ella. Por ese motivo es importante que la comunicación establecida entre todos los agentes de la empresa sea la mejor posible.

Para garantizar que esto sea así, algunas claves son:

1. Realizar programas formativos acerca de comunicación para todo el personal de la empresa.
2. Establecer protocolos de comunicación que indiquen qué herramientas se deben utilizar en cada caso y, si es necesario, qué formato de mensaje se debe emplear.
3. Fomentar dentro de la empresa una cultura en la que todos los trabajadores se sientan libres de preguntar libremente lo que necesiten y cuando lo necesiten sin temor a que sus facultades comprensivas sean puestas en duda.

Clave #4 de gestión administrativa: evaluar y controlar

De nada sirve llevar a cabo todo lo anterior si no realizamos un seguimiento que nos permita:

1. Evaluar si las acciones que hemos llevado a cabo han sido eficaces o no.
2. Controlar los motivos por los que las medidas han dado o no han dado resultado.

Y en función de ello, corregir o diseñar nuevas acciones que nos permitan aproximarnos a los objetivos establecidos.

La evaluación y el control son dos procesos muy olvidados en gestión administrativa y su presencia es vital. Sin ellos, podemos estar ejecutando las mismas acciones ineficaces durante años y continuar obteniendo resultados negativos sin saber por qué.

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