Planificación de un proyecto: 3 consejos

Dentro de la gestión de proyectos nos encontramos con distintas fases. La primera de ellas es la planificación de un proyecto.

En este post veremos una serie de consejos que permitirán realizar la fase de planificación de un proyecto de la forma más efectiva.

Planificación de un proyecto: ¿qué es realmente?

Antes de adentrarnos en los consejos, es importante tener claro a qué nos referimos cuando hablamos de la planificación de un proyecto.

Inicialmente, un cliente acude a nuestra empresa para solicitar nuestros servicios con el objetivo de obtener una solución a su problema. Nos reunimos con él, le pedimos que nos cuente los detalles de su problema y lo que desea conseguir, le formulamos las preguntas pertinentes y le proporcionamos un presupuesto tras haber estimado los costes. Si lo acepta, entonces podremos decir que estamos dentro del proyecto.

La primera fase será aquella en la que realizaremos acciones tales como:

• Calendarizar las tareas necesarias para que el cliente obtenga la solución que busca.
• Asignar las tareas calendarizadas a los departamentos y trabajadores indicados.
• Conseguir los recursos que vamos a necesitar para ejecutar dichas tareas y que han sido contemplados en el presupuesto que el cliente ha aceptado.

Esto es lo que se conoce como planificación de un proyecto. Por supuesto, la flexibilidad debe ser máxima y todo ello dependerá de un buen número de factores específicos que son imposibles de plasmar en un artículo genérico hablando sobre el tema.

Por ejemplo, hay empresas que deciden calendarizar las tareas antes de que el cliente acepte el presupuesto, para así poder indicarle unos plazos fijos de entrega. Esto supone un gasto de recursos para la empresa sin saber si el cliente decidirá finalmente contratar sus servicios, por lo que implica un riesgo mayor. ¿Cuál es la mejor opción entonces? Eso es lo que vamos a ver a continuación.

Consejos para la planificación de un proyecto

Ahora que ya tenemos claro de qué hablamos cuando nos referimos a la planificación de un proyecto, llega el momento de que hagamos una serie de recomendaciones para ejecutar esta fase de la mejor forma posible:

• Uno de los aspectos clave en la planificación de un proyecto es, como comentábamos arriba, la decisión de qué riesgos previos vamos a tomar. No invertir recursos antes de que el cliente acepte el presupuesto disminuye los riesgos, pero impide que el cliente disponga de datos palpables y concretos que le conduzcan a aceptarlo. Dado que cada proyecto puede ser completamente distinto de los demás, en muy pocas ocasiones podremos emplear plantillas (por ejemplo, plantillas de presupuesto) que nos permitan ahorrar tiempo y esfuerzo. ¿Qué podemos hacer? Una solución la encontramos en el pago por planificación previa, es decir, que el cliente que nos solicita un presupuesto nos pague una cantidad determinada por la elaboración del mismo, en función del tiempo y del esfuerzo que estimemos que vamos a invertir en él. Si finalmente decide contratar nuestros servicios, le descontaremos esa cantidad de la tarifa final. De este modo, al mismo tiempo que minimizamos el riesgo, conseguimos un compromiso mayor por parte del cliente.
• La transformación digital en la empresa debe ser también trasladada a la fase de planificación de un proyecto. En otras palabras: con el objetivo de que resulte un proceso lo más eficiente posible, debemos cultivar una cultura empresarial en la que todas las personas que participen en el proyecto empleen la tecnología como base del mismo. Así, podrán confirmar enseguida sus disponibilidades respecto a las tareas asignadas o podrán elaborar y compartir rápidamente en la nube un listado de los recursos que necesitarán para llevar a cabo el proyecto, por poner algunos ejemplos.
• Existen herramientas clave que son ampliamente empleadas en la planificación de un proyecto. Un ejemplo lo encontramos en el diagrama de Gantt. Conocerlas es lo que permite que esta fase sea tan eficaz como eficiente. Es por ello que debemos invertir en la formación de nuestros empleados, para que cuando llegue el momento puedan utilizar las herramientas adecuadas de la forma adecuada.

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