1440 minutos
Acabábamos el último post hablando de lo escaso del tiempo y de la importancia de no malgastarlo. Si te digo la cifra de 1440 ¿Qué te sugiere? Nada seguramente. Mira este vídeo y seguimos hablando:
http://www.youtube.com/watch?v=yKHHyB9XlOQ
La mayoría de nosotros finalizamos el día con la sensación de que nos ha faltado tiempo para un sinfín de tareas que postergamos hasta que ya no podemos posponerlas más. Esto conlleva una sensación de “no tener tiempo para nada” que suele ser causa de estrés y nos obliga a vivir en una especie de maratón constante. La pregunta es clara, de todas tu tareas ¿tienes claro qué es lo más importante o haces lo más urgente y no te da tiempo de atender lo que consideras importante? Debes aprender a administrar tu tiempo y darle prioridad a las tareas importantes para minimizar el desgaste de esta carrera de fondo en la que se convierte una vida con mil y una cosas por hacer. Para ello, aprender a identificar la diferencia entre lo urgente y lo importante resulta esencial.
El principal error que cometemos en la gestión del tiempo es creer que las tareas ‘tienen’ una prioridad. Es decir que la prioridad es un atributo de la tarea. Y esto no es así. La realidad es un poco más compleja, pero dominar este concepto puede marcar un antes y un después en tu eficiencia: la prioridad está en función de la importancia y la urgencia.
La importancia se mide calculando el efecto que tiene una tarea si no se realiza. Es decir, si la consecuencia de no hacerla es grave, es una tarea importante. Por su lado, la urgencia es la distancia a la fecha en que debe ser finalizada la tarea, si la hubiere. Cuanto más cerca, más urgente. A pesar de que parece clara la diferencia, en muchas ocasiones mezclamos estos dos conceptos, ya que una misma tarea puede ir cambiando de prioridad. Esto era lo que, en mis tiempos en el Deutsche Bank me ocurría cada mes con la hoja de gastos. Observa cómo, según la situación, cambia la prioridad de la tarea:
- Caso A. Vuelvo de mi estancia en Frankfurt con una hoja de gastos de 1.000 euros que debo cumplimentar antes del día 30. Como es día 5 del mes, esta tarea es importante pero no urgente. Me quedan más de 25 días para llevarla a cabo.
- Caso B. Vuelvo de mi estancia en Frankfurt con una hoja de gastos de 5 euros que debo cumplimentar antes del día 30. La tarea ahora no es importante, por la baja cantidad de dinero que supone, y tampoco es urgente ya que tengo casi todo el mes por delante para concluirla.
- Caso C. Es día 29 del mes y tengo una hoja de gastos de 1.000 euros. En esta coyuntura, la tarea que ya era importante ahora además se ha vuelto urgente. Por lo tanto, de máxima prioridad.
- Caso D. Es día 29 del mes y tengo una hoja de gastos de 5 euros. Si bien es urgente (por el plazo), sigue siendo no importante así que solo la llevaré a cabo cuando no tenga ninguna tarea importante por hacer (sea urgente o no).
Así pues, como tenemos dos criterios, podemos tener 4 tipos de tareas:
- Importantes y urgentes
- Importantes y no urgente
- No importantes y urgentes
- No importante y no urgente
Para priorizar en tu planificación la ejecución de ellas, escribe en este recuadro todas las tareas que tengas pendientes clasificándolas según los dos criterios descritos.
Vuelve a leerlas, ¿has repleto de tareas el recuadro de lo urgente? Si la respuesta es afirmativa significa que, como la gran mayoría de los homínidos que poblamos este planeta, tiendes a hacer primero lo urgente. Sin embargo, es un error porque además de atender a la urgencia como dice Stephen Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, “lo más importante es que lo más importante sea lo más importante”. Es tan importante hacer lo que debemos hacer como dejar de hacer lo que no debemos hacer. Ten en cuenta el tiempo y optimiza este recurso así que para que tu planificación sea realmente eficaz debes seguir este orden de ejecución de tus tareas:
- En 1er lugar debes realizar lo importante y urgente.
- En 2º lugar lleva a cabo las tareas que son importantes y a la vez no urgentes.
- En 3er lugar completa todas aquellas tareas que estén situadas en el cuadrante de lo urgente y no importante.
- En 4ª lugar nos referimos a lo no urgente ni importante. Descártalo de la lista de tareas porque si ni es importante ni urgente, ¡seguramente no hace falta que lo hagas!
Te propongo que a partir de hoy empieces el día como el protagonista del anuncio. A partir de allí, gestiona tus 1440... ¿Te atreves?