5 reglas para luchar contra la procrastinación y mejorar la gestión de proyecto
En el mundo laboral, no sólo en el entorno de la gestión de proyectos, existe un agujero por el que se escapa la productividad. Este lapsus se suele conocer como procrastinación y corresponde al hábito de dejar para más adelante una tarea que ha de llevarse a cabo, postergando su ejecución y retrasando su consecución.
La procrastinación es uno de los principales enemigos de los proyectos, sobre todo si quienes la practican son el Director de Proyecto (mejor ni pensarlo: las consecuencias serían terribles) o personas encargadas de completar alguna actividad crítica. El responsable de gestionar un proyecto y quienes se encargan de algún equipo, han de conocer cómo evitar que este tipo de conductas se asienten entre la plantilla. De ello depende la consecución en plazo.
Las 5 mejores maneras de evitar la procrastinación en un proyecto
La forma de evitar las tendencias de procrastinación del personal tiene mucho que ver con el modo de llevar a cabo una gestión de proyecto eficiente.
Existen 5 principios clave para conseguir este objetivo:
1) Establecer prioridades: hay que ayudar a las personas a establecer prioridades y la forma de hacerlo es aportando claridad en la definición de objetivos y asignación de tareas. Cada individuo participante en el proyecto ha de saber qué es lo importante, pero también debe poder discernirlo de lo urgente. Como Director de Proyecto, una buena planificación es básica para lograr este cometido.
2) Conocer los límites: el responsable de gestionar un proyecto ha de conocer los límites y restricciones a los que se enfrente. Evitar las sobrecargas de trabajo, hacer una distribución de tareas y responsabilidades óptima y ajustar el calendario a unos objetivos realistas son tres pasos necesarios para evitar provocar la frustración en un trabajador, que le conduzca a optar por la procrastinación, ante la imposibilidad de completar todos sus cometidos a tiempo.
3) Invertir el tiempo que sea necesario en la planificación: las necesidades de recursos se conjugan con el factor tiempo en la elaboración del planning de proyecto. De ese esfuerzo se derivarán decisiones, en base a ellas se tomarán acciones y los resultados de todas ellas dependerán de la precisión con que se hayan hecho las estimaciones en ese momento inicial. Por supuesto que, a medida que el proyecto avanza, será necesario practicar ajustes en base a las actualizaciones, pero es fundamental contar con una buena planificación como punto de partida. La solidez del plan repercutirá en la diligencia de los participantes a la hora de afrontar sus tareas y evitar la procrastinación.
4) Actualizar y ajustar: el seguimiento de proyecto permite hacer los ajustes necesarios para evitar situaciones donde la tendencia de procrastinación se vea como la única solución posible para los miembros del equipo. Por mucho que se haya ajustado la planificación, la naturaleza de los proyectos obliga a esta monitorización para mantener el equilibrio entre responsabilidades, tareas, objetivos y plazos.
5) Calcular la ruta crítica: si bien es cierto que es posible evitar la procrastinación, también es verdad que, en proyectos complejos, por su duración, volumen o ambos; puede resultar una misión imposible. En estos casos hay que priorizar y la mejor forma de hacerlo es calculando la ruta crítica y protegiendo a todas las actividades que intervengan en ella.