Capturando el conocimiento en Project Management

En posts anteriores tratamos de la “Gestión del Conocimiento y el Project Management”, y vimos que su fin es capturar, evaluar, distribuir y compartir todo el conocimiento de una empresa u organización. Es una disciplina que promueve la recolección de “lecciones aprendidas”, que en el contexto de Project Management son muy valiosas para ir actualizando todo aquello que nos pasó en los proyectos, y que puede volver a suceder. También nos ayuda a registrar si nuestras previsiones iniciales se acabaron cumpliendo. Y si no fue así, identificar (y guardar) el por qué. En este post nos va a interesar comentar un informe reciente del Project Management Institute, llamado “Capturing the Value of Project Management through Knowledge Management”, de su línea de informes “Pulse of the Profession”.

Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que la aplicación de los conceptos de gestión del conocimiento en proyectos supone una forma de incrementar las posibilidades de éxito de dichos proyectos. Nos debemos asegurar que somos capaces de capturar ese know-how de proyectos ya vividos. Como Project Managers debemos tener claro que no se trata sólo de completar nuestro proyecto con éxito, sino de asegurar que contribuimos a generar un poso de conocimiento para nuestros proyectos venideros Actualizar los Procesos de la Organización tiene mucho que ver no solo con la transferencia del conocimiento, sino también con la reflexión y la evaluación de éste, pasando así de la mera información a la sabiduría.

Decía Gottfried Leibniz que “la experiencia del mundo no consiste en el número de cosas que se han visto, sino en el número de cosas en las que se ha reflexionado con fruto”. Creo que en esta frase se condensa la razón de ser de este hecho tan importante para las organizaciones, que desgraciadamente en muchos casos no es habitual. Esta experiencia no tiene por qué ser solamente sobre todo aquello que ha salido bien, sino también y sobre todo, de todos los errores cometidos, riesgos materializados no calculados, cambios implementados, etc.. y en definitiva también de todo aquello que podíamos haber hecho y no hicimos o que hicimos mal.

Todo esto nos lleva a la madurez, personal y profesional, de las personas y también de las organizaciones. La falta de gestión del conocimiento se une muchas veces, además, a una mala gestión de los riesgos, provocando resultados catastróficos, y lo que es peor, de forma repetitiva. Creo que todos hemos vivido algunas experiencias en las que se confirma el hecho universal de que “el hombre (empresa en este caso) tropieza dos veces con la misma piedra” e incluso es perfectamente capaz de hacerlo más de dos. El conocimiento de proyectos anteriores nos aporta mayor experiencia con la que enfrentarnos a próximos retos, evitar errores cometidos y en definitiva una ventaja competitiva respecto a nuestra competencia.

El conocimiento tiene un carácter acumulativo y por eso es importante establecer tanto la recogida de información, como su almacenamiento, estableciendo para ello los medios para que dicho conocimiento pueda ser identificado, compartido y reutilizado en el futuro. Cada organización es diferente, en su estructura, en su actividad, en su cultura, en su entorno, etc.… y cada una deberá escoger aquellos métodos de captura y transferencia de conocimiento que mejor le vengan, pero aparte de aquellas medidas de mera recopilación de información escrita, como puede ser la generada en el cumplimiento de los requisitos del proyecto y su cierre, me parecen más interesantes aquellas herramientas basadas en el contacto directo con las personas que acumulan la experiencia diaria de la organización, tal como se expone en el artículo “Capturing the Value of Project Management Through Knowledge Transfer”.

En alusión a la importancia de las personas: “At the end of the day, you’re only going to be successful if the people working in the different areas are openly sharing what they see and know. Even when you fail at a project, you’ll only learn if the knowledge is actually shared via the people.” Ed Hoffman, Chief Knowledge Officer at NASA En el artículo se destacan dos técnicas, con énfasis en ese contacto personal:

Talleres de transferencia de conocimientos (Knowledge transfer workshops), por aquello que decía Confucio (“Me lo contaron y lo olvidé, lo vi y lo entendí, lo hice y lo aprendí”).
Sesiones informativas de lecciones aprendidas post-mortem (lessons learned/post-mortem/debriefings)

Una herramienta también muy útil son las “Notas de Conocimiento”, para la documentación de las lecciones aprendidas. Pueden formar parte de una sistemática, que debería ser lo más sencilla y flexible posible, de manera que pudiese ser implementada de forma rutinaria. En dicha sistemática, se establecerían los responsables de su emisión, así como de su análisis, evaluación y archivo. Las Notas de Conocimiento, citadas en el artículo "Como documentar lecciones aprendidas”, de Elba Luna y Lorena Rodríguez Bu, de la División de Gestión de Conocimiento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), se estructuran a través de tres secciones:

Antecedentes: describir la experiencia que se está analizando, sus objetivos, el contexto en el cual ésta tiene lugar y los momentos y/o factores críticos que condujeron a alcanzar o no los resultados esperados.
Descripción de la lección aprendida y recomendaciones: enunciado claro y estructurado, las evidencias que justifican la posible relación causal entre los factores que contribuyeron al resultado, y las recomendaciones que permitirían resolver los problemas identificados, mitigar otros riesgos, y repetir o reforzar éxitos.
Referencias: incluir los datos de contacto del autor o autores y otros actores claves involucrados, así como referencias del proyecto y/o experiencias similares.

Y para finalizar quisiera terminar con una frase de Nicolás Copérnico, con cierta ironía y muy apropiada al tema: “Para saber que sabemos lo que sabemos y saber que no sabemos lo que no sabemos, hay que tener cierto conocimiento”. Referencias: - "Capturing the Value of Project Management through Knowledge Management", PMI Pulse of the Profession, http://www.pmi.org/~/media/PDF/learning/capturing-value-knowledge-transfer.ashx - "Como documentar lecciones aprendidas”, de Elba Luna y Lorena Rodríguez Bu, de la División de Gestión de Conocimiento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).