Checklists project management: traspaso de proyecto
El de traspaso de proyecto es uno de esos checklists project management que pueden darle la vuelta a una situación complicada. Muchas veces es preciso transferir la totalidad o parte de un proyecto existente a un nuevo equipo, otras es el propio Project Manager quien debe hacerse cargo de un equipo de proyecto existente. En estos casos, hay que tratar que la transferencia tenga problemas y se lleve a cabo con la mayor profesionalidad posible. Es el escenario ideal para no dejar cabos sueltos, es el momento de apoyarse en uno de los checklists project management más necesarios.
Checklists project management que cambian el curso de una situación
Los Directores de Proyecto con más experiencia consultados coinciden en que algunos checklists project management no pueden faltar en el compendio de plantillas de cualquier persona que ostente un cargo de tal responsabilidad. El de traspaso de proyecto es uno de ellos.
Este documento está destinado a ayudar en situaciones donde una parte o el total de un proyecto está siendo transferido a un nuevo director del proyecto. A menudo, en una situación así, los dos equipos conviven trabajando en paralelo en diferentes aspectos de los sistemas durante algún tiempo.
Los checklists project management de traspaso de proyecto funcionan como listas de control que incluyen aspectos técnicos y funcionales, pero también otros más orientados a la gestión, como recordatorios de reuniones, que ayudan a evitar dar una mala imagen al cliente. Su misión es asegurar que los factores clave de éxito se abordan en el curso del traspaso.
Para estar en condiciones de usar este checklist, es preciso un esfuerzo previo de las partes, que implica que:
- El equipo inicial del proyecto informe sobre el estado de todos los entregables del proyecto hasta la fecha, junto con los resúmenes a nivel de gestión del estado del proyecto.
- A continuación, hay que asegurarse de que queda claro el alcance de proyecto y que el nuevo equipo tiene claro que cómo debe involucrarse para que el proyecto continúe con éxito.
- Se busca la minuciosidad en el traspaso, y para ello, además de los datos, el conocimiento puro, se transmite la información contextualizada.
- Por último, hay que intentar que se considera la opción de interconexión entre los equipos, que si se aprueba habrá de regularse en cuanto a roles y responsabilidades, para asegurar la cooperación y la comunicación sin problemas en el futuro.
Traspaso de proyecto: checklists project management en la práctica
Contar con buenos checklists project management es tan importante como saber aplicarlos a cada situación concreta. En el caso del de traspaso de proyecto se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Definir la parte del proyecto que será traspasada y sus implicaciones (condiciones y plazos).
- Recopilar la documentación que se ha de aportar en el traspaso, incluyendo la relativa a la información de pruebas actualizada y los criterios de finalización establecidos.
- Considerar el traspaso de proyecto algo más que una formalidad y llevar a cabo una transferencia disciplinada y regida por el establecimiento de criterios, única manera de asegurar que nada se pasa por alto.
- Programar una reunión de planificación traspaso que una a los dos equipos y otros actores clave.
- Revisar la lista de comprobación de traspaso de proyecto con el equipo y buscar el entendimiento total de los requisitos y expectativas.
- Comunicar el traspaso a las partes interesadas, para evitar sorpresas o malentendidos.
