Cinco elementos clave para el control de proyectos
El control de proyectos no se realiza de la noche a la mañana. Esta labor obedece en realidad a un ejercicio de planificación basado en parámetros y criterios establecidos de antemano. De lo contrario, podemos hallarnos ante una situación de incertidumbre en la que nos preguntemos: ¿qué controlar y para qué?
Además, el control es una labor dinámica y que día a día necesita ajustes. Sea cual sea la herramienta elegida para ello, debe tener un alto grado de flexibilidad que permita la introducción de cambios y adaptaciones.
Control de proyectos: elementos calve en tu estrategia
Lo fundamental para que exista un control de proyectos es que las tareas hayan sido divididas en etapas o iteraciones. De lo contrario, estarás ante un cúmulo de acciones contradictorias y sin un sentido claro.
Cada proyecto tiene su propia dinámica. Con base en esto, es posible establecer una serie de patrones de funcionamiento que marcan el camino a seguir. Sin embargo, hay que dejar claro que nunca se puede controlar y prever todo lo que sucederá durante la ejecución de un proyecto; siempre habrá imprevistos.
1. Definir parámetros específicos de control:
Cuanto mejor definidos estén los parámetros de control, mejor será esta labor. ¿Te imaginas monitorizando acciones sin saber qué es lo que esperas sacar en claro de ellas? Además, es esencial que establezcas valores mínimos y máximos que te permitan saber cuándo existe un déficit o, por el contrario, cuando se han cumplido con creces los objetivos.
2. Proporcionar información actualizada:
La información es clave para el control de proyectos. Debe estar actualizada y proporcionarse casi que al instante de todo cuanto ocurra. Ten en cuenta que de ella dependen las medidas que tomarás para mejorar las acciones o corregir fallos que surjan durante el proceso. Si no es así, ¿qué sentido tiene registrar información que ya ha perdido vigencia?
3. Habilitar vías para una retroalimentación eficaz:
El líder del proyecto, además de nombrar responsables para la labor de control y monitoreo, debe asegurarse de que las vías por las cuales circularán los datos son eficaces realmente, dinámicas y útiles. Y, claro, tendrá que certificar que el personal vinculado al proyecto puede acceder a ellas.
4. Evaluar las soluciones:
Si bien es cierto que la dinámica de muchos procesos nos obliga a actuar casi sobre la marcha, eso no quiere decir que las soluciones que implementemos sean producto de la improvisación y la desesperación. Una vez identificado un fallo o una incidencia de cualquier tipo, es necesario analizar las soluciones que surjan en el momento y valorar, con ayuda de los criterios iniciales y teniendo en cuenta tus objetivos, cuál es la mejor de todas.
5. Liderazgo y autoridad del director de proyectos:
Sentido de equilibrio, ponderación, capacidad de respuesta y facilidad para la comunicación son las habilidades adicionales que debe desplegar un director de proyectos a la hora de llevar a cabo las labores de control. Todo esto, claro está, sumado a su rol de líder y a su capacidad de gestión.
Queda claro que el control de proyectos es mucho más que la simple medición de los resultados en un sentido cuantitativo. Detrás hay todo un proceso de planificación y definición de criterios que vale la pena conocer a fondo.
