Cómo elegir herramienta para diseñar diagramas Gantt: la adaptabilidad

Cuando el uso del Diagrama de Gantt comenzó a hacerse popular, a finales de la década de los setenta, su presentación era manual. Los gráficos se dibujaban en papel y así, a mano alzada, se trazaban las barras representando cada actividad que componía los proyectos y se plasmaba la duración prevista.

La tecnología ha evolucionado, pero también lo han hecho la sociedad, las empresas y la forma de trabajar de las personas. Los entornos empresariales se nutren de influencias de todo tipo y se ven enriquecidos con la colaboración de activos que, en muchas ocasiones, sólo tienen en común el proyecto en sí.

Contemplando la diversidad de participantes que intervienen en un proyecto, merece la pena apostar por una herramienta versátil para el diseño del Diagrama de Gantt. Las características que debe presentar, al menos, la solución elegida son:

• Posibilidad de actualización.
• Sencillez de diseño.
• Facilidad a la hora de trabajar con ella.
• Apertura a la incorporación de herramientas complementarias.
• Accesibilidad, que permita ser compartida para crear un entorno colaborativo basado en ella.

Las mejores herramientas del mercado para diseñar el Diagrama de Gantt

Teniendo en cuenta los requisitos mínimos exigibles a cualquier herramienta de diseño del Diagrama de Gantt, para asegurar que ésta pueda dar cobertura a las necesidades de gestión de proyectos complejos, existen distintas alternativas, gratuitas y de pago, que pueden considerarse a la hora de seleccionar la que resumirá el plan de proyecto.

Entre las gratuitas destacan:

1. TaskJuggler: la mejor opción de entre todas las herramientas gratuitas de gestión de proyectos. Cumple con todos los requisitos mínimos que se mencionaban en líneas anteriores y su aporte a la dirección de proyecto es comparable al de Microsoft Project. Además, es compatible con todos los sistemas operativos del mercado.

2. Gantter: no requiere de instalación y además es compatible con las principales herramientas de gestión de proyectos. Su potencial reside en el gran valor que aporta a la hora de crear un entorno colaborativo y la facilidad con que permite realizar modificaciones y actualizaciones de los contenidos.

3. Gantt Designer: funcionamiento similar a una hoja de cálculo. Sus ventajas son la facilidad a la hora de modificar datos y la variedad de opciones de diseño. Sus contenidos pueden compartirse a través de la web y con Microsoft Office.

4. ProjectLibre: una de las últimas herramientas que han llegado al mercado. Completa, de sencillo manejo y compatible incluso con la gestión de múltiples proyectos. Si hubiese que destacar algún inconveniente sería la precariedad de sus opciones de reporting.

5. Microsoft Excel: no sirve para crear Diagramas de Gantt, pero puede usarse en la gestión de proyectos complejos por la facilidad de diseño de sus gráficos. Su desventaja más importante es que no permite hacer actualizaciones de manera natural.

6. GanttPV: más complejo de utilizar que otras aplicaciones gratuitas, presenta, sin embargo, un importante beneficio a la hora de calcular costes, ya que permite realizar previsiones, en base a un coste por hora fijado previamente. Sus principales inconvenientes son que no es compatible con otros software de gestión de proyectos y además no hace posible compartir contenidos.

Las opciones de pago más interesantes son:

1. Microsoft Project: probablemente la herramienta más completa para la gestión de proyectos complejos. Además del Diagrama de Gantt permite hallar la ruta crítica, calcular costes, evaluar la distribución de recursos, detectar desviaciones, etc. Es muy sencilla de utilizar y extraordinariamente visual, algo que mejora la comunicación.

2. Microsoft Visio: es una de las mejores opciones cuando el compartir información de proyecto es una prioridad. Su manejo es sencillo y la riqueza de gráficos y posibilidades de representación del contenido son dos aspectos a tener en cuenta.

3. GanttProject: muy útil a la hora de establecer las dependencias entre actividades. Su principal beneficio es que, de forma automática, genera un diagrama PERT asociado así como otro que refleja las necesidades de mano de obra. Su funcionamiento es simple y, además, es fácil de compartir y de exportar en distintos formatos.

4. SmartSheet: crear listas de tareas, hacer previsiones, trabajar en múltiples proyectos, mantener toda la información actualizada... son sólo algunos de sus puntos fuertes. El más destacable, sin duda, la posibilidad que brinda de colaboración en tiempo real. No obstante, esta opción no está exenta de desventajas, como la falta de esa visión comparativa que refleje los cambios y que tan necesaria resulta para la gestión de proyectos complejos; o el modo en que relega la distribución de recursos a un segundo plano por poner un mayor acento en las actividades.

Además de estas opciones, en el mercado existen muchas más como ProjectManager, BaseCamp, ProjectBubble, LiveTimer, FourteenDayz, Budgetic, WorkForceTrack, Dooster, etc.. que puede ser interesante revisar hasta encontrar la que verdaderamente se ajusta a las necesidades puntuales del proyecto que se está planeando.