¿Cómo emplear la metodología Scrum en el tablero de Trello?

Trello es una de las herramientas de gestión online más usadas en la actualidad. Su sencilla interfaz, basada en tableros de operación, permite una visión de las tareas que integran cada proyecto y ofrece la posibilidad de ordenarlas y programarlas en función de la fecha de entrega, sus características, los tipos de clientes, etc.

Es quizá una de las más versátiles del mercado. Además de la elaboración de listas, los usuarios pueden interactuar con cada tarea a través de elementos como el chat en tiempo real, imágenes, vídeos y documentos adjuntos.

Como cualquier herramienta, es más favorable para cierto tipo de proyectos. En este caso, se recomienda el uso de Trello en aquellas ocasiones en que la ejecución de las tareas esté en manos de grupos especializados en metodologías ágiles, por ejemplo Kanban, Lean, Xtream y, por supuesto, Scrum.

¿Cómo aplicar los principios de Scrum en el tablero de Trello?

Cuando los proyectos se componen de tareas simultáneas o los equipos de trabajo son numerosos, Trello permite llevar un control detallado de cada una de dichas tareas y la interacción continua de los ejecutantes.

En cuanto a su compatibilidad con Scrum, tiene la ventaja de que es una herramienta diseñada con base a los principios de la metodología Ágile, es decir, que apuesta por una mayor eficacia y agilidad de los procesos de gestión y está perfectamente integrada a los recursos propios de la era digital.

Aun así, no sobran algunas recomendaciones para que el anclaje entre la metodología y la herramienta sea verdaderamente eficaz. ¿Cómo logarlo?

• Limitar la gestión del tablero de Trello: pese a la eficacia de los tableros de Trello, en algunas ocasiones su gestión puede resultar un verdadero caos. Este ocurre cuando no se limita la gestión del tablero y muchas personas tienen acceso a la administración del mismo. Lo ideal es que esta función corresponda sólo al Scrum Máster o líder del proyecto.
• Añadir una lista con documentación de referencia: cada proyecto tiene una documentación de referencia que se consulta regularmente. Para evitar que se disperse, se recomienda elaborar en Trello una lista con aquellos documentos que puedan ser de utilidad en cualquier momento de la ejecución.
• Promover los comentarios, no el debate: si bien Trello ofrece la opción de comentar tareas y chatear en tiempo real, este uso no es idóneo. Podemos hacer comentarios, pero si se trata de debates o conversaciones más elaboradas es mejor trasladarse a otras plataformas como Skype.
• Destinar un espacio para el control de errores: en este caso, se trata de generar ciclos de corrección de las tareas que involucren a todos los miembros de los equipos. La idea es trasladar allí aquellos fallos o errores que es necesario poner a consideración del grupo en su conjunto. Si se quiere seguir un orden para ello, el método de cascada invertida (de abajo arriba) es el más idóneo.
• Crear una lista de control de calidad: una lista de este tipo convoca a los integrantes de los equipos a realizar pruebas para determinar la calidad de cada producto o contenido.
• Integrar, si es el caso, elementos externos: hablamos, por ejemplo, de recursos como las hojas de cálculo de Google Drive, que al integrarse al tablero quedan inmediatamente a disposición del equipo de trabajo en su conjunto. Ojo, no se trata de integrar cuanto recurso nos encontremos por el camino, sino de hacerlo sólo con aquellos que nos resulten útiles.