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Cómo liderar equipos de proyecto multi-departamento

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Es muy común, y cada vez más, que un Project Manager tenga que lidiar con equipos de personas que pertenecen a distintos departamentos. En concreto, la transformación digital está derribando muchos “silos”, que en principio tienen organigramas y funciones separadas, pero que de pronto deben trabajar juntos para un objetivo de proyecto en común. En estos casos el PM tiene un gran reto por delante…

Para tener éxito, adaptarse e innovar al ritmo de los negocios modernos, los distintos departamentos a menudo necesitan ser parte del mismo proyecto, desde el principio, asegurando que se satisfagan sus necesidades, sin retrasar el lanzamiento de una nueva iniciativa.

Una buena fuente al respecto la encontramos en el informe “Coming of Age Digitally”, the MIT Sloan Management Review y Deloitte, disponible en este enlace:

https://sloanreview.mit.edu/projects/coming-of-age-digitally/

Uno de los puntos centrales es que, hoy más que nunca, los líderes efectivos deben lograr que las personas "colaboren más allá de las fronteras". Es una tarea difícil. ¿Cómo gestionas un equipo cuando solo algunos de sus empleados te informan? ¿Cómo comparten múltiples gerentes las responsabilidades y los desafíos? Si hay una disputa, ¿quién tiene la última palabra?

Con demasiada frecuencia, los proyectos multi-departamento se desmoronan. McKinsey informa que en muchas empresas, "la propiedad de los procesos y la información está fragmentada y celosamente guardada, los roles están diseñados en torno a los requisitos “parroquiales”, y la complejidad interna resultante dificulta la muy necesaria colaboración entre unidades de negocio".

Pero cuando las organizaciones abordan este problema, pueden beneficiarse de efectos muy positivos en el resultado final. La encuesta de MIT SMR y Deloitte a más de 3,500 gerentes encontró que "las compañías más avanzadas digitalmente, aquellas que implementan con éxito tecnologías y capacidades digitales para mejorar procesos, involucrar talento en toda la organización e impulsar nuevos modelos de negocios que generan valor, son mucho más propensas a realizar una colaboración interfuncional".

Podemos enumerar dos prácticas esenciales en este contexto, todas las cuales giran en torno a la comunicación.

  1. Encontrar objetivos comunes y prácticos para todos

Para que cualquier proyecto interfuncional funcione, primero debe obtener un amplio acuerdo sobre el problema central que debe resolver. Esto puede ser más complicado de lo que parece. Es posible que las personas que han pasado años en silos no estén acostumbradas a escuchar los desafíos que afrontan otros departamentos o, incluso con buenas intenciones, pueden no tener la misma mentalidad.

Es importante encontrar datos concretos sobre todos los puntos débiles que se pretenden mejorar con el proyecto, de forma que ayudemos a entender por qué el proyecto está conectado con su trabajo diario, a todos los integrantes, de cualquier departamento.

Otra forma de ganar aceptación es presentar ejemplos reales de otras compañías que han emprendido proyectos similares, por lo que es importante hacer una investigación por adelantado. Muestre cómo esos cambios condujeron a soluciones para cada unidad y mejoras para la empresa en su conjunto. Para que florezca la colaboración, todos los participantes deben compartir el compromiso e, idealmente, la pasión por hacer el trabajo.

  1. Negociar los recursos de manera justa

Cada unidad involucrada en el proyecto contribuirá con recursos, especialmente en la forma de recursos financieros, y tiempo de los empleados. Cada unidad pues debería entender que, con la inversión que le corresponda, va a obtener un cierto beneficio. Este “reparto” de esfuerzos debe ser equitativo, o no va a funcionar…

Esto no tiene por qué ser estático. A veces, la primera fase del proyecto puede involucrar más recursos de un departamento, mientras que las etapas posteriores cambian. Y siempre hay algunas sorpresas en el camino, así que hay que renegociar y ser flexible.

Seguro que hay otras tácticas o estrategias, en general, que podríamos aplicar en estos entornos… ¿Cuáles se os ocurren?