Cómo llevar a cabo la evaluación de proyectos

Prevenir el fracaso de un proyecto no es una cuestión que dependa de la suerte o el azar, sino de la planificación y la constancia. para poder controlar el curso de los acontecimientos, en la medida de lo posible, ya que la incertidumbre siempre es un factor a tener en cuenta; es necesario diseñar un proceso de monitorización que facilite la evaluación de proyectos.

Por qué es necesaria la evaluación de proyectos

La planificación de un proyecto es un momento clave para su éxito, de allí parte la información y directrices necesarias para saber a qué atenerse y para que, cada una de las personas involucradas en su ejecución, conozcan cuál es el papel que jugarán y en qué términos se ha de producir su contribución al resultado final. Sin embargo, a lo largo del ciclo de vida de todo proyecto hay que hacer frente a cambios, limitaciones y acontecimientos que sobrevienen, forzando una adaptación, que transforma los planes originales. El Director de Proyecto debe saber, en todo momento, buscar el equilibrio para que, a pesar de que la realidad no se ajuste con total exactitud al programa, tampoco sufra de desviaciones significativas. Pero, ¿cómo puede conocer si se está perdiendo alineación? Ésta es, precisamente, la razón de ser de la evaluación de proyectos es que, desde el seguimiento, permite ganar en control y capacidad de reacción, minimizando las probabilidades de fracaso. La evaluación de proyectos, por tanto, no se introduce sólo al final, coincidiendo con el momento de la entrega, sino que se lleva a cabo desde el principio, al comienzo de los trabajos. Esta monitorización ha de plantearse de la siguiente forma:

De acuerdo a un diseño preestablecido.
Contando con los medios suficientes para llevarse a cabo.
En base a indicadores relevantes.
De forma periódica a lo largo de todo el proyecto.

Herramientas que pueden emplearse en la evaluación de proyectos

La forma de llevar a cabo la evaluación de proyectos dependerán del estilo de gestión del Director de Proyecto y su experiencia, de sus posibilidades y recursos disponibles, y, por supuesto, del riesgo que implique el propio proyecto y la tolerancia de la organización. Proyectos complejos, desarrollados en entornos internacionales, de gran volumen, de presupuesto elevado o plazos muy ajustados requerirán de un mayor control. Entre las herramientas más utilizadas para una evaluación de proyectos se encuentran las siguientes:

Auditorías, internas y/o externas.
Seguimiento del presupuesto.
Grupos de enfoque.
Reuniones de estado.
Obligaciones de reporting.
Matriz del marco Lógico.
Recogida de métricas sobre los indicadores definidos.
Análisis de árbol de decisiones y problemas.
Cuestionarios.
Entrevistas semi-estructuradas.
Control de los plazos de proyecto.

Estas herramientas pueden emplearse de forma independiente o puede seleccionarse varias de ellas para su aplicación conjunta. Lo importante al escogerlas es que:

Proporcionen la información suficiente y a tiempo.
Permitan detectar la aparición de riesgos de forma prematura.
Si implican la participación de otras personas, que éstas conozcan sus obligaciones en relación a la actividad de monitorización desde antes de comenzarla y cuenten con los medios necesarios para llevarla a cabo.

Por supuesto, la observación, la elaboración de un diario de proyecto o la implementación de un software específico tipo dashboard pueden complementar a cualquiera de las herramientas elegidas para la evaluación de proyectos.