Consejos para elaborar una plantilla para tus informes
Por norma general, cuan se hace alusión a los informes, todo el mundo suele imaginarse un documento en el que se ofrecen ciertos datos e información relevante sobre determinados temas, como los resultados obtenidos tras una investigación o tras la puesta en marcha de un proyecto.
Existen diferentes tipos de informes, en función de la materia de estudio y de los objetivos perseguidos. Así, entre los más populares, se encuentran los informes científicos, a través de los que, por ejemplo, se descubren los datos de una investigación concreta, o los informes empresariales, muy común para presentar los resultados de la empresa o de los proyectos que se llevan a cabo.
La elaboración de informes es una práctica muy habitual dentro del mundo empresarial y una de las funciones propias de todo director de proyectos. A través de este documento, el project manager expone los motivos por los que tomar determinada decisiones o muestra los resultados obtenidos en los proyectos, señala las dificultades encontradas, expone sus conclusiones o señala algunas propuestas de mejora.
Elaborar estos informes no es sencillo. En primer lugar, necesitas recopilar toda la información y disponer de todos los datos necesarios, una tarea que lleva bastante tiempo. Y en segundo lugar, tienes que analizar estos datos, exponerlos en el informe y sacar tus propias conclusiones, para lo que, además de tiempo, necesitas poseer ciertos conocimientos y dominar algunas habilidades comunicativas.
Sin embargo, existen algunos pequeños trucos que te pueden ayudar a simplificar esta tarea, como la elaboración de plantillas para crear tus informes.
Consejos para elaborar tu plantilla
A pesar de que existen diversos tipos de informes, según el objetivo perseguido, todos ellos comparten una estructura similar, por lo que crear una plantilla base te ayudará a reducir el tiempo invertido en elaborar este documento.
- Selecciona el formato adecuado. Si el informe va a ser leído, puedes utilizar un procesador de texto como Word. En caso de que vayas a exponerlo, es mejor que utilices un programa de presentación como, por ejemplo Power Point.
- Cuida la imagen de tu presentación. Debe ser atractiva, que invite a leer. Utiliza los colores corporativos para destacar los diferentes apartados, cambia el estilo de fuente para los títulos y resalta el texto clave en negrita.
- Utiliza imágenes y gráficos que ofrezcan información extra y hagan la lectura más amena.
- Repasa la ortografía y gramática de tus informes. Un documento profesional con errores ofrece una imagen poco seria y profesional. Repasa varias veces tu informe en busca de fallos antes de entregarlo o presentarlo.
- Piensa en el público al que va dirigido. No es lo mismo presentar un informe para la empresa que para los clientes. Tanto la información como el estilo de lenguaje puede variar. Piensa que tus clientes pueden no estar familiarizados con los términos técnicos, por lo que deberías utilizar un lenguaje más sencillo y comprensible.
- Diseña una estructura similar. Tu plantilla de informes debe contener los siguientes apartados:
- Portada
- Resumen ejecutivo.
- Índice paginado.
- Introducción.
- Marco teórico referencial.
- Presentación de los datos o hechos.
- Conclusiones y recomendaciones.
- Bibliografía, glosario y otras referncias.
- Anexos.
