Consejos prácticos para elaborar tu project timeline
Elaborar la project timeline o la estimación del tiempo de ejecución de un proyecto es una de las labores más difíciles a la que nos enfrentamos.
En primer lugar porque antes de ello debemos realizar una exhaustiva descripción de las tareas que integran el proyecto en su conjunto, los recursos y sus responsables. Son estas tres variables las que nos permiten tener una primera idea de cuáles serán los plazos generales y parciales del proceso.
Fallos más habituales en la elaboración de una project timeline
Sin embargo, ni siquiera esto es garantía de éxito. Aun con toda esta información en la mano, es normal (y más habitual de lo que pensamos) que cometamos algunos fallos a la hora de elaborar nuestra project timeline:
- Trabajar sobre plazos demasiado justos: cuando no dejamos un margen para los posibles imprevistos que puedan surgir durante el proceso de ejecución de una tarea; siembre debemos optar por ser flexibles.
- Dilatar demasiado las tareas: es lo contrario al caso anterior. Pasa cuando dilatamos demasiado los plazos de tareas que podrían realizarse en la mitad del tiempo o incluso en menos.
- Procrastinar tareas: dejar pendientes algunas tareas del proceso, bien sea por su nivel de dificultad o, justamente, por lo contrario.
- Invertir la lista de prioridades: darle demasiada importancia a tareas que en realidad no la tienen o ignorar el peso que pueden llegar a tener otras para el buen desarrollo del proceso.
Elaborar tu timeline: pasos básicos y recomendaciones
Para evitar cualquiera de las situaciones anteriores, lo mejor es que sigas una hoja de ruta en la que tengas en cuenta factores como los siguientes:
- Recaba información eficaz, precisa y veraz. De lo contrario, la evaluación que realices previamente no corresponderá con las necesidades del proyecto ni con la capacidad productiva de quienes intervienen en él.
- Divide el proceso en tareas y éstas en grupos de actividades. Ningún trabajo se asume de un día para otro. Es fundamental establecer fases y, dentro de ellas, tareas específicas. Métodos como Scrum o Kanban trabajan con este sistema, al que denominan modelo de iteraciones.
- Establece una secuencia lógica entre las tareas. Las tareas no pueden estar aisladas o rezagadas; si es así, tenemos un gran problema y es necesario revisar la planificación del proceso. Lo ideal es que se encadenen unas a otras y que cada una de ellas suponga una evolución con respecto a la que le precedió. Esto es lo que se denomina cadena de valor.
- Ten en cuenta la capacidad productiva de tus colaboradores. No hagas estimaciones basándote sólo en tu punto de vista. Ten en cuenta que quienes llevan a cabo las tareas son tus colaboradores; por tanto, debes ser consciente de su capacidad productiva.
- Realiza un seguimiento continuo del proceso. Los procesos no tienen la capacidad de autocorregirse. Es necesario realizar una monitorización de todas las tareas y sus plazos. Si es necesario implementar cambios, hazlos.
Para finalizar, recuerda que también puede apoyarte en herramientas propias para la gestión de proyectos y de la project timeline, por ejemplo el Diagrama de Gantt, el método CPM (Critical Path Method) o el diagrama de Pert.
