¿Cuál es la función principal de la Matriz Raci?

¿Existe una herramienta capaz de aumentar la agilidad de los procesos, visualizar las oportunidades de negocio, gestionar el tiempo y, de paso, asignar las responsabilidades en un equipo de trabajo? La respuesta es sí: se llama Matriz Raci y es un recurso para la gestión de proyectos empresariales.

¿Qué características tiene la matriz de Raci?

Caracterizada por su versatilidad y un sencillo diseño, se trata de una tabla que refleja el grado de responsabilidad de las personas o grupos vinculados a un proyecto y, a la vez, los roles que ocupan dentro de éste.

El nombre Raci no proviene de ningún teórico del campo empresarial al que se haya querido honrar por su aportación. En realidad, se trata de la suma de las cuatro letras con las que se denomina el tipo de relación de cada persona con el proyecto. De este modo, la Matriz Raci hace referencia directa a estos elementos:

• R: Responsible (responsable):
  Es el rol más empleado en la Matriz de Raci. Señala a la persona que se encarga de realizar una tarea o acción específica.
• A: Accountable (persona a cargo):
  Se trata de la persona que tiene la responsabilidad de que las tareas estén hechas. No necesariamente debe hacerlas él mismo; puede delegarlas en otros, lo cual no le exime de su responsabilidad hacia el grueso del proyecto.
• C: Consulted (consultor):
  Son todas aquellas personas a las que se consultan datos o información relacionada con la ejecución de las tareas de un proceso.
• I: Informed (informador):
  En este caso, son las personas a las que se informa de todo lo que sucede durante la ejecución de las labores previstas: decisiones que se toman, resultados parciales, estados del servicio, grados de ejecución, entre otras.

Consejos para aplicar la Matriz Raci en tu empresa

Una vez descritas las reglas básicas de la Matriz Raci, lo siguiente es analizar cómo podemos aplicarla a nuestra organización.

Vaya por delante que cada proyecto es diferente y que por tanto debemos adaptar la herramienta a distintas necesidades. Sin embargo, sí que es cierto que existen una serie de medidas genéricas que pueden ayudarnos a su implementación:

• Identificar las actividades del proceso. Para esto debemos recordar que las acciones son las que tienen un sentido en sí mismo; si no lo tienen es porque son labores complementarias a una acción más grande. Una vez se identifiquen, debemos ponerlas en un listado y ordenarlas.
• Designar con nombre propio a las personas que participarán en el proceso, así como los diferentes roles que asumirán.
• Poner las categorías RACI a cada persona en función del rol que le haya correspondido. En lo posible, este trabajo debe realizarse de forma conjunta y tener el apoyo de la mayoría del grupo.
• Sacar a la luz eventuales vacíos de acción, dudas o ambigüedades en el proceso. Todos los integrantes del equipo de trabajo deben valorar por qué se han producido tales vacíos y proponer soluciones para superarlos.

Como último paso, la Matriz Raci debe comunicarse a todo el grupo vinculado a las tareas y sus responsables deben asegurarse de que se actualice periódicamente. Vale la pena recordar que un mismo rol puede ser asumido por varias personas.