Cuándo plantear un Estudio de Viabilidad de Proyecto
Previo al comienzo de un proyecto, que conlleve un grado de incertidumbre alto, es planteable el llevar a cabo un estudio o análisis de viabilidad. Ello sucede cuando nos es difícil fijar el alcance de un producto o servicio, y por lo tanto se nos hace muy complicado intentar establecer un Project Management Plan o Plan de Proyecto con garantías de ser cumplido, en forma, tiempo y coste. Conviene ‘asegurar más el tiro’ mediante una etapa previa, el estudio de viabilidad. Este proceso ayuda a ganar la confianza necesaria, al confirmar (o desmentir) que la iniciativa se puede implementar a tiempo y dentro del presupuesto, y es por eso que lo esencial es llevar a cabo el estudio de viabilidad tan temprano como sea posible.
Un proyecto viable es un proyecto alcanzable, donde se tiene la capacidad de enfrentarse a las circunstancias concretas obteniendo los resultados esperados. No es un pronóstico, ni implica que el proyecto se vaya a entregar a tiempo, en las condiciones fijadas y dentro del presupuesto designado para ello; la incertidumbre no desaparece a pesar de una respuesta positiva del estudio de viabilidad. Sin embargo, cuando se determina que la iniciativa es viable existe una mayor confianza en la entrega.
El estudio de viabilidad está muy focalizado y debe ser siempre específico. Algunas de sus principales características son:
- Se trata de una herramienta de investigación que informa sobre la capacidad de hacer realidad una idea.
- No es lo mismo que un plan de negocios. Es posible utilizar un estudio de viabilidad como un predecesor a la creación de un plan de negocios.
- Parte de lo general para avanzar hacia los detalles más concretos.
- Obliga a considerar la necesidad del cliente y la posible competencia.
- Ayuda a identificar los riesgos a los que es probable tener que enfrentarse en el desarrollo.
- Describe las acciones a emprender, sus beneficios y el coste que implican.
- Permite predecir el beneficio que se obtendrá.
La principal ventaja de hacer un estudio de viabilidad de un proyecto es el disfrutar de la oportunidad de atar todos los cabos antes de comprometerse en tiempo, dinero y recursos para una idea que puede no funcionar de la manera que se había planeado originalmente. Su aplicación evita graves inconvenientes como:
- Tener que aumentar el presupuesto en plena fase de ejecución.
- La mala imagen de la empresa y/o la pérdida de un cliente al no poder llevar a cabo lo acordado a causa de las limitaciones.
- Incurrir en problemas derivados de la entrega defectuosa o alejada de las condiciones de calidad y especificaciones definidas.
Sus ventajas más importantes, y donde reside su importancia, tienen que ver con el hecho de que los estudios de viabilidad ayudan a abrir los ojos a nuevas posibilidades, oportunidades y soluciones que, de otra forma, nunca se hubiesen descubierto.
El mejor momento para hacerlo es cuando ya se han identificado una serie de alternativas de solución para abordar la ejecución del proyecto y lo que se necesita es saber cuál de ellas es la más factible de implementar.