Descubre cómo elaborar plantillas para tus facturas

Las facturas son un requisito que todo profesional o emprendedor debe emitir cuando realiza una operación comercial. Por lo general, son documentos escritos que acreditan transferencias, compraventas, intercambios y otro tipo de operaciones. Es decir, es una forma de dejar constancia del acuerdo comercial al que se ha llegado. La utilidad de una factura se mide en función de los datos que proporciona. Entre más detallada y descriptiva sea, mejor resultará para las partes involucradas. Incluso, si se mira de cerca, esto puede ser una ventaja a la hora de agilizar y optimizar las labores contables o los estados financieros de las empresas. Aunque en principio son fáciles de diseñar y de cumplimentar, algunos profesionales aún tienen problemas para elaborarlas. No saben qué modelos tomar como referencia, qué formatos, ni mucho menos qué información incluir en ellas. Aprovechando las herramientas tecnológicas actuales, un formato que ha ido ganando terreno en los últimos años es la factura electrónica, es decir, aquella que se difunde por medios electrónicos sin que por ello pierda validez. Es especialmente útil para las operaciones que se realizan a distancia.

Quiero elaborar mi propia plantilla. ¿Cómo?

Si aún no sabes como elaborar tus propias plantillas, sigue estos sencillos consejos:

Elige un programa básico: Los más comunes son Word y Excel, herramientas del paquete Microsoft Windows. La primera de ellas ofrece plantillas dirigidas a operaciones sencillas; la segunda es mucho más profesional y permite cálculos u operaciones. También hay otros como HispaGest, Trey-Fact y EinestTic 2.0. Sea cual sea la opción que elijas, lo importante es incluir en ella los datos necesarios y adaptarla a tus necesidades.

Personalizarla: Las plantillas son formatos establecidos. Una vez hayas elegido el programa base, lo siguiente será otorgarle una identidad corporativa. Es decir, adaptar los cuadros que hasta ese momento están vacíos. Esto implica incluir un logo y un encabezado, un tipo de letra, elegir unos colores y una forma de distribución de los datos sobre el papel. Lo ideal es que estos elementos vayan en la misma línea que la imagen de tu empresa para que los clientes distingan una factura tuya de la de otras marcas.

Aspectos legales: Tu plantilla debe incluir aquellos aspectos que acreditan la legalidad de la operación. Es decir, datos como la Razón Social, el NIF, el tipo de IVA y otras deducciones. Son datos que deben quedar muy claros en el documento y a los que, en la medida de lo posible, se recomienda resaltar con una negrita o un tipo de letra diferente.

Datos permanentes: Las facturas tienen dos tipos de datos: los que se modifican en función del cliente o de la operación y los que se mantienen permanentes. Estos últimos son los que se refieren a la naturaleza de la empresa: nombre, dirección, ciudad, correo postal, dirección de correo electrónico, página web, entre otros. Ten en cuenta que el lugar que ocupen en la factura es muy importante, pues deben ser visibles sin que se conviertan en el centro de atención del documento.

Descripción: El espacio que dediques a la descripción de la operación depende del artículo o servicio que intercambies. Hay productos que, a efectos comerciales, necesitan una descripción pormenorizada; otros, por el contrario, basta con mencionarlos.