El informe de estado semanal del proyecto

Pese a que al comunicación bidireccional en un proyecto es necesaria para evitar desviaciones, errores y avanzar de acuerdo al planning, el informe de estado semanal es el complemento idóneo para completar los procesos de actualización e información que todo Director de Proyecto necesita para mantenerse al día y situarse en posición de tomar decisiones. Todo informe de estado semanal suele reunir las siguientes características:

Son unidireccionales.
Deben ser proactivos y buscar la máxima actualización.
Se dirigen al responsable de equipo y/o al Jefe de Proyecto.
Su frecuencia debe ser periódica y, al menos, semanal.

La razón de ser del informe de estado semanal en un proyecto

Entre las obligaciones del Project manager está el informar a la alta dirección de la empresa, al cliente y a los grupos de interés en general sobre el estado del proyecto. Con el fin de llevar a cabo este cometido de la forma más eficiente posible, la actualización es requisito indispensable. El weekly status report o informe de estado semanal es la herramienta perfecta para llevar a cabo una monitorización adicional del progreso de proyecto, que permita asegurarse de que los objetivos se van alcanzando a tiempo y que cada miembro del equipo está operando eficientemente y conforme a las responsabilidades que le hayan sido designadas. Para que estas actualizaciones sean efectivas es necesario:

Diseñar un proceso claro, que quede bien definido .
Procurar que las instrucciones sean fáciles de seguir.
Intentar que los informes proporcionen el nivel adecuado de detalle.
Asegurarse de que las personas encargadas de reportar conocen esta obligación y la frecuencia con que deben hacerlo.

El proceso de elaboración de un informe de estado semanal de proyecto

Para la elaboración de un buen informe de estado semanal de proyecto hay que asegurarse de que se cumplen los siguientes requisitos:

Completitud: la persona encargada de presentar la información ha de asegurarse de que ésta esté lo suficientemente actualizada y sea lo más completa posible para cumplir con su misión de informar y evitar que el Director de Proyecto tenga que pedir explicaciones adicionales.

Puntualidad: el Director de Proyecto habrá de fijar, desde la etapa de planificación, un plazo rígido y estricto para recibir actualizaciones e informes de estado . A la hora de diseñar el calendario deberá asegurarse de que existe suficiente margen de tiempo para la confección del reporte.

Coherencia: todas las personas involucradas en la elaboración de un informe de estado semanal han de saber cuál es el objetivo de la comunicación y sobre qué áreas debe informar. Además, deberán asegurar al consistencia de los datos aportados, ya que sobre ellos se procederá a la toma de decisiones.

Rutina: los informes de estado de proyecto deben informar sobre el progreso y la evolución de las actividades. Nunca han de emplearse para comunicar un problema grave o una emergencia, ya que, este tipo de situaciones deben ser reportadas de inmediato y por la vía más rápida y efectiva que exista.

La implementación de las actualizaciones en le informe de estado semanal

Incluso en los casos de proyectos de reducido volumen o duración es necesario que el Director de Proyecto cuente con informes de estado periódicos. Este tipo de comunicaciones benefician al conjunto del proyecto al:

Permitir la máxima actualización, lo que fomenta la idoneidad de las decisiones que se tomen y acciones que, partiendo de ellas se inicien.
Evitar malentendidos y sorpresas de última hora, al mejorar el control sobre el progreso de proyecto a todos los niveles.
Aumentar la transparencia del proyecto.

En la etapa de planificación es necesario acordar con las partes involucradas en la presentación de este tipo de informes:

Su frecuencia.
El nivel de detalle necesario.
Las áreas sobre las que se debe informar.
En quién recae la obligación de reportar y a quién debe hacerlo.

Para aumentar la efectividad en el uso del informe de estado semanal, es siempre recomendable que se alcance el consenso entre las partes.