El “mindfulness” y el Project Management

El "mindfulness" se ha convertido en los últimos tiempos en un tema candente: aparecen artículos publicados en muchos medios de referencia, dispone de secciones enteras en medios digitales, y está intímamente relacionado con las prácticas de yoga y meditación.

En su forma más simple, el “mindfulness” es la consciencia profunda de lo que está a nuestro alrededor, aquí y ahora. Una definición más académica del término, procedente del budismo, es la "atención intencional, libre de juicios y aceptadora, de las emociones, los pensamientos y las sensaciones que se producen en el momento presente.". Nuestros propios prejuicios, emociones y nociones preconcebidas, se pueden interponer en el camino de ver cómo son realmente las cosas. Las decisiones que tomamos basadas en una visión alterada de la realidad son las que nos conducen a problemas, a nosotros y nuestros proyectos.

En este post quisiera reflexionar sobre cómo el “mindfulness” puede mejorar positivamente la actitud y la interacción en el trabajo como Project Managers. Agruparé los distintos beneficios en los siguientes 8 puntos:

1. Trabajaren estar verdaderamente presente en las conversaciones permite estar anclado en el momento, y escuchar activamente a lo que alguien está diciendo y, de igual importancia, lo que no está diciendo. En este post ya comentamos las grandes ventajas de la escucha activa para un Project Manager. Hay que subrayar que las interacciones con el equipo de trabajo son más significativas cuando las personas se sienten verdaderamente Ello nos devuelve dividendos inmediatos en relaciones y asociaciones personales mejor formadas. Para nuestro equipo de proyecto puede suponer un reconocimiento excepcional el saber que su Project Manager le presta el 100% de su atención… ¡Especialmente cuando en nuestras conversaciones eso ocurre tan poco!
2. El “mindfulness”pretende enseñarnos a vivir en el presente, para reducir el estrés que proviene de estar demasiado centrado en el pasado (que ya pasó y es inmutable) o el futuro (que sólo existe en la mente). Por supuesto, es parte de un trabajo de PM el poder anticipar y mitigar ciertas situaciones futuras, pero al fin y al cabo tenemos un control limitado sobre las circunstancias que podrían dar lugar a la modificación de un plan. En un estado consciente, estás más abierto a los cambios, y por lo tanto capaz de manejar las cosas en un estado más tranquilo y con la mente clara.
3. El “mindfulness” pretende conectarte contigo mismo, de modo que te expandas más allá de las limitaciones personales, para poder conectar mejor con los demás. Te permite ajustar tu estilo para adaptarlo a los diferentes tipos de personalidades con quien estás interactuando en tu equipo de proyecto, y comprender mejor a la otra persona.
4. Cuando te enfrentas a un “stakeholder” crítico del proyecto que muestre una actitud negativa, o discutes con un miembro del equipo que repetidamente incumple sus compromisos, es fácil que aparezca el enfado, la rabia, frustración… Con el “mindfulness” no se pretende suprimir o anular las emociones, sino reconocerlas (en especial las negativas que nos limitan) y no dejar que nos dominen en una respuesta impetuosa.
5. El mantener la calma no sólo nos ayuda en nuestra función de Project Manager, sino que también es contagioso. El equipo de trabajo percibirá esa calma y es más probable que se mantenga motivado y cómodo. Como Project Managers muchas veces no tenemos todo el control sobre el resultado de un trabajo, pero sí tenemos control sobre cómo reaccionamos ante ese resultado.
6. Viviendo el presente también pretendemos “estar enfocados”. Los proyectos pueden tener cientos o miles de componentes cambiantes, y los Project Managers deben estar realmente centrados en cada uno de los temas que traten en cada momento. La toma de decisiones mejorará.
7. En el sentido de la toma de decisiones, también debemos evitar que las emociones nos conviertan en profesionales poco predecibles, con decisiones cambiantes, y comportamiento errático o inconsistente. Con el “mindfulness” pretendemos que las prioridades relativas sean bien escogidas, y se mantengan así en nuestro día a día.
8. Siendo positivos podremos aceptar que el curso del proyecto siempre es duro, aparecerán problemas, y aun así reconoceremos las tareas bien hechas por nuestro equipo. Nuestra medida de qué tan buenos somos como Project Managers residirá en cómo afrontamos esos problemas, en cómo los situamos en el contexto.

Nos parecerá evidente que muchos de estos comportamientos son beneficiosos, el problema radica en cómo llevarlos realmente a la práctica. Incorporarlos en nuestro modo de hacer diario requerirá mucho entreno… El “mindfulness” es una técnica que conlleva años de perfeccionamiento.

Como Project Managers hay situaciones diarias que nos pueden servir para poner en práctica esta “atención plena”. Por ejemplo: todos recibimos mensajes de correo electrónico que nos molestan. La reacción no consciente es de responder inmediatamente. El enfoque consciente es de esperar, no responder en absoluto, u optar por tener una conversación. Esperar crea oportunidades: la oportunidad de no responder a la emoción, de evaluar cuidadosamente las opciones, y elegir cómo responder.

En las lecturas referenciadas al final del post podéis encontrar algunas experiencias de Project Managers con el “mindfulness”… ¡espero las encontréis útiles, y podamos comentar este tema que creo que es tan interesante!

[1] “Project Management & The Art Of Mindfulness”

[2] “Be a Mindful Project Manager”

[3] “The Lifeguard Analogy, Mindfulness, and the Project Manager”