En el ámbito laboral: ¿Qué reuniones son realmente necesarias?

En el ámbito laboral nos encontramos con diversidad de reuniones, unas impuestas por el empresario o dirección y otras solicitadas por los trabajadores. Muchas de ellas tienen un objetivo inicial, por alguna de las partes, pero sin llegar a conclusiones fructíferas.

Al interponer una reunión se debe analizar la necesidad, el tiempo y lo que debe aportar. Para ello es importante conocer, dentro de las relaciones laborales, cuales son los dos grandes grupos y sus ventajas así como ser conocedor de las reuniones consideradas más importantes según los expertos en de la productividad y la organización empresarial.

Para empezar demos a conocer los grandes grupos:

Las reuniones de ritmo: se realizan periódicamente con el objetivo de crear una rutina organizacional para conseguir los objetivos establecidos a corto, medio y largo plazo. Se hacen en función de una agenda bien definida.
Las reuniones Ad Hoc: son las imprevistas, las cuales se convocan de manera extraordinaria para resolver situaciones antes de un plazo concreto.

¿Qué ventajas suponen las reuniones de ritmo?

Por norma casi nadie le interesa más reuniones que las necesarias, por ello se implementan de manera cíclica. De esta manera las reuniones de la empresa pueden verse reducidas, debido a que ayudan a detectar situaciones imprevistas antes de que ocurran. Ello evita muchas reuniones Ad Hoc y permite el avance en el trabajo sin interrumpir la constancia para lograr los objetivos establecidos por la empresa.

A parte tienen como ventaja:

Facilitan la coordinación para agendar reuniones. Como están establecidas con mucha antelación, permiten a los participantes reservarse ese espacio de tiempo de manera indeterminada.
Se fomenta la transparencia del funcionamiento de la empresa. Al hacer estas reuniones da facilidad a estar informado de todo lo que sucede dentro de la organización.
Nos anticipamos a los problemas y oportunidades de negocio. Por norma se establecen las reuniones cuando tenemos el problema encima de la mesa o cuando la situación es crítica. Es para evitar las reuniones Ad Hoc.
Ayudan a crear una cultura de responsabilidad y permanencia. Cuando nos reunimos con nuestros compañeros de manera recurrente, nos incentiva a reportar información sobre nuestros progresos.

Podríamos nombrar las cinco reuniones de trabajo imprescindibles:

Reuniones diarias (Daily Huddle): son reuniones de carácter informativo con una duración máxima de 15 minutos. Suelen hacerse al inicio de la jornada, donde por norma se pregunta

¿Qué tareas completé ayer?
¿Qué tareas voy a desarrollar hoy?
¿Qué obstáculos impiden mi progreso?

Es un meeting que suele ser de pie, e incluso tomando un café, sin que la intervención individual dure más de un minuto, donde se muestra entusiasmo para empezar con fuerza la mañana.

Reuniones Semanales (Tácticas): suelen ser a principios o finales de semana, pueden participar sólo los responsables de departamento, o en alguna ocasión incluso el resto de empleados. No suelen durar más de 90 minutos. El objetivo es asegurarnos que la empresa va en la dirección y velocidad correcta en función de la consecución del objetivo mensual. Los problemas que se detectan en las reuniones diarias se traspasan a esta reunión para resolver.

Por lo general estas reuniones, en su orden del día, establece:

Los primeros 20-30 minutos:

¿Qué fue bien la primera semana?
¿Qué fue mal la semana pasada?
¿Dónde estoy bloqueado?
¿Cuáles son las 3 prioridades en las que voy a trabajar la semana que viene?

Los segundos 20-30 minutos:

Un breve repaso de las métricas clave de cada una de las áreas de negocio.

Los últimos 20-30 minutos:

Al estar reunido todo el equipo, se aprovecha para tratar los bloqueos individuales más críticos. Es importante una visión y colaboración colectiva para solventar y ayudar en la solución del problema.

Reuniones mensuales (Estratégicas): son reuniones de larga duración, entre dos y cuatro horas, siendo el objetivo establecer las estrategias que se deben seguir cada mes para completar los objetivos anuales de la empresa. Son reuniones que suelen darse por departamentos.

Esta reuniones también sirven para dar una formación específica para que mejoren los conocimientos y habilidades del equipo; a parte al estar los mandos intermedios y superiores es más fácil mantener el equipo alienado.

Reuniones anuales (Retreats): son reuniones que suelen realizarse fuera de las instalaciones de la empresa, cuya duración son de un día a una semana. La idea es que el personal pueda tener una perspectiva diferente y esté libre de distracciones. El equipo debe centrarse en aspectos de largo plazo, como:

Establecimiento de objetivos anuales.
Alineamiento de la visión general de la empresa.
Búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.
Arranque de ideas y proyectos.
Solución de problemas y bloqueos especialmente complicados.

Reuniones one to one: se pueden considerar las reuniones más efectivas de comunicación dentro de la empresa, siempre y cuando estén bien preparadas y con un objetivo muy bien definido, de lo contrario se pueden considerar una pantomima empresarial.

Para establecer estas reuniones, se debe seguir un patrón:

Apertura: se intenta averiguar el estado del trabajador, pero siempre con mucho tacto.
Objetivos alcanzados: se revisan los objetivos alcanzados en el periodo anterior y se aprovecha para felicitar por el buen trabajo realizado.
Discusión sobre problemas. Se buscan soluciones a las dificultades que pueda tener un trabajador.
Establecimiento de objetivos personales. Hay que consensuar los objetivos personales que nos ayuden a conseguir el objetivo global de la empresa. Deben ser objetivos alcanzables, medibles y acotados en el tiempo.
Desarrollo personal: al finalizar es importante pasar a comentar otras áreas de trabajo que sean importantes para el empleado, y que estén más relacionadas con el bienestar dentro de la empresa.

Después de este breve análisis sobre las reuniones de trabajo, nos podemos preguntar. ¿Hago reuniones fructíferas? ¿Me faltan reuniones o me sobran, por qué?