¿Es posible gestionar la incertidumbre en la gestión de un proyecto?

Los términos incertidumbre, riesgo o fracaso no deberían estar asociados a ningún proyecto. Sin embargo, en el día a día de la gestión, surgen circunstancias no previstas que ponen en peligro el éxito del proyecto. Por ello es clave entender la gestión de la incertidumbre como un aspecto más de la gestión de tu proyecto, junto al calendario, el equipo o los recursos para que sea  sinónimo de éxito y de calidad. La gestión de la incertidumbre no es más que la valoración de los riesgos que pueden surgir y la búsqueda soluciones anticipadas a posibles contrariedades.

La planificación como base de la gestión de la incertidumbre

Cuando se comienza a planificar un proyecto se está realizando una previsión de lo que va a pasar. Se prevén unos objetivos, un tiempo, un coste o unos recursos que serán necesarios para ejecutar ese proyecto de manera eficiente. Sin embargo, todo pronóstico está sujeto a riesgos, a incertidumbres, que pueden jugar tanto a favor como en contra. La falta de previsión, cometer errores en la planificación o  en la ejecución del proyecto son factores que conducirán el proyecto al fracaso con total seguridad.

Planear cada una de las fases de un proyecto es un ejercicio necesario, y obligatorio, para poderlo llevar a la práctica con la seguridad de que todo saldrá bien. No obstante, pese a que la predicción sea minuciosa y se hayan tenido en cuenta diferentes variables, siempre pueden surgir nuevos acontecimientos que pueden suponer un riesgo o una oportunidad. Una buena estrategia es planificar tiempos y recursos extras para posibles desviaciones durante el proyecto. Así, cuando surja un contratiempo, estarás preparado para afrontarlo porque ya lo has tenido en cuenta. La gestión de la incertidumbre es un ámbito que lleva años estudiándose y para el que se han creado diferentes metodologías.

Una de ellas es el método de la Cadena Crítica, que permite a minimizar los riesgos, sacarle partido a la incertidumbre y simplificar las tareas de gestión de proyectos.

Fases de de gestión de riesgos

1. Identificar los riesgos. Para reducir al máximo la probabilidad de fracaso, a la hora de diseñar el proyecto debemos identificar los posibles riesgos y ponernos en el mejor y en el peor de los casos, valorando en cada momento qué puede pasar y cómo se podría solucionar. Hay que reflexionar sobre cada una de las decisiones y de los pasos que se van a dar en cada momento, tanto en la fase de planificación como en la de ejecución.
2. Valorara la probabilidad y el impacto para continuar o cancelar el proyecto. En esta valoración, se debe analizar la probabilidad y el impacto que puede suponer ese riesgo para el proyecto. Cuanto mayor sea la probabilidad y el impacto sobre el proyecto, mayor riesgo se asume si se decide continuar.
3. Planificar las posibles respuestas. La improvisación no debe ser una opción. Si durante la planificación se ha previsto ese acontecimiento, estarás preparado y será más fácil ofrecer una respuesta apropiada.
4. Seguimiento y control de los riesgos. Por supuesto, es necesario realizar un seguimiento continuo y un control sobre los factores de riesgo para realizar los cambios y mejoras necesarias en cada momento.