Esquivar peligros en la gestión de proyectos

En el post anterior tratamos un aspecto esencial en la gestión de proyectos, como es la gestión de su propia incertidumbre. Resaltamos que las actividades de un proyecto están sujetas a cambios, amenazas, eventos positivos, etc., que conllevan siempre unos efectos sobre nuestros objetivos. Por ello, un project manager debería (¡en todos los casos!) gestionar esos riesgos…  

Según el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), la gestión de los riesgos del proyecto incluye los procesos de planificar la gestión de riesgos, identificarlos, analizarlos, planear respuestas, y monitorizarlos durante el proyecto. Los objetivos son incrementar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y decrementar la probabilidad y el impacto de eventos negativos. Veamos qué significa esta definición del PMBOK® Guide, cómo aplicarla en la práctica, y qué esconde…   Podemos darnos cuenta de esa definición que intentamos eliminar completamente la incertidumbre, puesto que conceptualmente ¡no es posible! Siempre va a haber sorpresas, cambios, problemas… todo aquello que el futuro nos depare.   De hecho, en las etapas más tempranas del proyecto, con más futuro por delante, los niveles de oportunidad y amenaza son los más altos. Éste es el momento de mayores potencialidades para cualquier idea brillante, y también el período de mayores incertidumbressobre las hipótesis de partida. Más adelante, en la fase de ejecución, los niveles de oportunidad y amenaza descienden, porque con el devenir del proyecto se ha conseguido información que ha anulado o aliviado los niveles de incertidumbre del mismo. Además ya habrá desaparecido la incertidumbre relativa a los trabajos que se han completado.   Si por lo tanto no podemos eliminar la incertidumbre... ¿¿qué hacemos?? Pues enfocarnos en que las amenazas no se materialicen y, si lo hacen, que nos afecten lo menos posible. Y en el aspecto positivo, la misma idea… Intentar que aparezcan todos aquellos eventos positivos que nos ayuden a terminar con éxito el proyecto. Si nos puede pasar algo bueno, intentar activamente que pase.   Esa gestión seguiría una secuencia lógica como la siguiente:  

1. Identificación de posibles amenazas u oportunidades sobre las actividades del proyecto. Es decir, intentar que cualquier evento que nos desvíe del camino haya podido identificarse previamente. Ya sea una desviación para bien o para mal… Si lo identificamos, lo podremos gestionar.
2. Análisis de las consecuencias de esos eventos, así como su probabilidad de aparición. Como nuestros recursos siempre son limitados, debemos ser conscientes que por muchos eventos que hayamos identificado, en general no los podremos gestionar todos. Necesitamos pues un baremo, una manera de establecer cuáles nos afectan más y cuáles menos. Analizamos, ni que sea de forma cualitativa y aproximada, qué probabilidad tienen de aparición, y qué pasaría si efectivamente se presentan.
3. Planteamiento de acciones de respuesta, preventivas y/o de contingencia. Los dos puntos anteriores sólo tienen sentido si tomamos acción. Es decir, llevamos a cabo determinadas tareas para intentar que un evento negativo no aparezca, o que si lo hace nos afecte en menor medida. Ese es el punto de vista de la prevención. Otro punto de vista es el de la cura, y consiste en “estar preparado”, con ciertos “planes de emergencia” o “planes de contingencia”: si aparece el problema, sabremos perfectamente cómo actuar para aliviar sus efectos en aquel momento.

¡Con esta guía tenemos ya las bases para una gestión de la incertidumbre exitosa! Cada uno de los puntos se podría desarrollar en detalle, y dependería de en qué organización o empresa estamos, y en qué consiste nuestro proyecto en concreto… Pero siguiéndola podemos asegurar que estamos empezando a mejorar los resultados de nuestros proyectos.

La gestión de riesgos adecuada   Cada uno de vosotros, como project managers, debería adaptar esta gestión de riesgos a su entorno. No es lo mismo un proyecto de gran volumen de trabajo, multinacional y multicultural, que un pequeño proyecto llevado a cabo por pocas personas y en poco tiempo. El nivel de detalle y esfuerzo dedicado debe ser apropiado a la naturaleza del proyecto, y es nuestra responsabilidad que la gestión sea efectiva.   Como podemos entender de lo expuesto más arriba, la gestión de riesgos implica llevar a cabo una serie de acciones, algunas de ellas preventivas. Es decir, antes de que aparezca ningún problema, ¡ya estamos dedicando recursos a su prevención!.   Nos enfrentamos pues a decisiones de liberación de fondos, recursos humanos y materiales necesarios, etc.. La madurez de nuestra organización en cuanto a la prevención de problemas será un aspecto importante… Se debe entender que invertir ahora puede ahorrarnos problemas muy costosos en el futuro. Sea nuestro entorno más favorable a esta inversión o no, aquí entrarán en juego también nuestras habilidades de negociación y comunicación, para obtener la aprobación de esos recursos en la escala jerárquica adecuada.   Y las dificultades no acaben ahí. Esta gestión debe reconocer al mismo tiempo, y en muchos casos, entornos multi-culturales, asociados a proyectos cada vez más globalizados, con más partes implicadas (joint ventures, etc.), y equipos de trabajo localizados en todo el mundo. Si las características de nuestro proyecto son esas, la gestión del riesgo es más necesaria, y además más compleja.   Cuando estudiéis el entorno de vuestro proyecto, para ser capaces de adaptar la gestión con éxito, os propongo considerar también estos aspectos:  

• La gestión del riesgo no se puede llevar acabo en aislamiento. Su éxito depende totalmente de la comunicación.
• Plantear una comunicación efectiva y honesta con todas las partes interesadas.
• Recabar información del equipo de proyecto, del cliente, y de partes interesadas clave, para asegurar que nada significativo sea olvidado, y que los riesgos se evalúan de forma realista.
• Tener en cuenta el componente psicológico de los actores interesados, que pueden tener más o menos aversión o tolerancia al riesgo. Es decir, que todo el mundo sea consciente de qué magnitud de incertidumbre tiene ese proyecto en el que tiene depositados sus intereses.
• La gestión debe llevarse a cabo respetando códigos éticos y conductas apropiadas, con honestidad, realismo, profesionalismo y equidad.

¿Añadiríais algún aspecto importante a considerar? ¡Espero vuestros comentarios!  

Escrito por: Marc Bara

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