Evaluación de un proyecto: métodos y criterios
"Si se mide el desempeño, éste mejora. Si se mide y se comunican los resultados, la mejora se produce de manera aún más rápida" (Thomas S. Monson).
La preparación del plan de evaluación de un proyecto
Antes de comenzar la evaluación de un proyecto en sí, hace falta llevar a cabo una meticulosa tarea de preparación que garantice la obtención de los mejores resultados. El conocimiento del proyecto y un proceso introspectivo que revele su finalidad son decisivos a la hora de preparar la evaluación y:
- Identificar a qué áreas, procesos, actividades, tareas y responsables va dirigida la evaluación.
- Definir las preguntas a que se quiere dar respuesta.
- Establecer los indicadores y las fuentes de verificación.
- Escoger métodos de evaluación de un proyecto.
- Designar responsables de la recogida de datos y aplicación de métodos de evaluación.
- Asociar el proceso a un plazo de tiempo y programar la periodicidad en la aplicación.
- Prever el modo de reportar los resultados.
Selección del método de evaluación
Todo proyecto puede evaluarse en base a factores cuantitativos y cualitativos. La mayor riqueza de información se obtendrá de la combinación de ambos, escogiendo métodos complementarios cuya aplicación pueda simultanearse o ejecutarse de forma secuencial. Tener claros los medios y objetivos de la evaluación de un proyecto es tan importante como esforzarse por garantizar una correcta comunicación, que incluya entre sus prioridades la información a todos los participantes en el proyecto de las medidas que se van a tomar, su alcance y sus metas. Entre los métodos cuantitativos para la evaluación de un proyecto destacan:
- Revisiones de desempeño: son fundamentales para conocer el grado de productividad. En su programación es importante fijar una frecuencia adecuada y un objetivo, que es corregir desviaciones.
- Análisis de tendencia: buscan detectar si el proyecto está mejorando o si la tendencia predominante es negativa. Muy recomendable su aplicación en proyectos de larga duración. Sus resultados proveen de un margen de respuesta confortable.
- Análisis del valor acumulado: integra las medidas de alcance de proyecto, costes y programación y compara las previsiones recogidas en el planning con lo que se ha conseguido completar en realidad. Es el método idóneo para controlar el consumo de tiempo y presupuesto, facilitando la gestión de proyecto. Para su cálculo, de cada actividad ha de conocerse el valor previsto, el coste real y el valor ganado, en relación a un periodo de tiempo determinado.
Los métodos cualitativos incluyen:
- Entrevistas: que deben ser planificadas en base a las cuestiones a resolver y para las que es necesario aportar toda la documentación correlativa.
- Reuniones: para las que debe avisarse con la antelación suficiente para poder preparar los asuntos que se tratarán. Es importante también comunicar estos puntos a todos los asistentes, así como fijar la hora de inicio y fin de la misma. A posteriori, se deberá enviar una comunicación informando de su contenido y de las decisiones que se han tomado.
- Reportes: de carácter periódico y puntual, que informarán sobre asuntos de relevancia para el proyecto conteniendo datos precisos, contrastados (y contrastables) y presentados en una forma clara y lo más gráfica posible.
Además de este tipo de métodos, que son exclusivamente de evaluación, existen otros que se emplean en la planificación y que facilitan el seguimiento durante la ejecución y que muchas veces también son empleados para la evaluación de un proyecto; son el marco lógico y el mapeo de alcances, aunque podrían incluirse en esta lista algunos softwares que proveen de solución de cuadro de mando integral. Independientemente de los métodos utilizados, la participación de los interesados es crucial para aumentar su compromiso con el proyecto, la confianza en los resultados, y la probabilidad de que se actuará en base a las circunstancias expuestas. Por último, a la hora de planificar la evaluación de un proyecto y la recogida de datos que implica, hay que tener en cuenta que se deben cumplir las normas aplicables sobre protección de datos.
