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Fases de un proyecto: formulación y definición de proyectos

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El concepto de fases de un proyecto se confunde muchas veces con el ciclo de vida orientado a su gestión. El segundo concepto visualiza todos los procesos que debemos emplear concentrados en grupos que se desarrollan de forma secuencial e iterativa. El primero, sin embargo, da una idea más general de todo el proyecto y lo que pretendemos conseguir.

Entendiendo la entrega de valor

Las fases constituyen entregables intermedios que permiten la entrega final. Un proyecto se caracteriza por su singularidad y por la entrega de valor. Por tanto, debemos entender bien su naturaleza para segmentar la consecución de los entregables. De esta forma, aportamos valor a la organización permaneciendo alineados a sus objetivos estratégicos. Todo ello desde la óptica concreta de nuestro proyecto.

En este sentido, contamos con técnicas muy potentes para lograr un buen entendimiento desde la concepción hasta la entrega última. Una de ellas es la estructura de desglose del trabajo o su acrónimo en inglés WBS (Work Breakdown Structure). El WBS facilita una descomposición real del trabajo necesario con el objeto de hacer más comprensibles los componentes del objeto final del proyecto.

También nos permite establecer fases que, aunque no ordenadas temporalmente, nos permiten describir entregas parciales únicas o múltiples que nos abrirán paso a fases sucesivas. Y es que el tipo de entregable determina cómo se va a desarrollar el proyecto, a la vez que fija su enfoque y la cadencia de las entregas. Todos ellos son factores clave para establecer el ciclo de vida del proyecto y sus fases.

Fases de desarrollo del proyecto

En el ciclo de vida de los proyectos de construcción no podemos generalizar debido al carácter único de todo proyecto. No obstante, en líneas generales podemos establecer las siguientes fases de desarrollo:

  • Anteproyecto o pre-diseño: en esta fase se trazan las líneas de trabajo a alto nivel.

  • Ingeniería o diseño: se desarrolla en detalle la idea pre-definida con anterioridad a partir del llamado proyecto ejecutivo.

  • Aprobación y licitación: tramitamos toda la gestión documental, aprobaciones formales y legales, y supervisamos las ofertas de contratistas o proveedores para su adjudicación posterior.

  • Construcción: se combinan de forma decisiva la gestión del capital humano y la implementación real del proyecto.

  • Fase de pruebas: se valida lo ejecutado a partir de una operatividad inicial.

  • Recepción: no sólo incluye la gestión del entregable, sino que también se consideran aspectos necesarios para su mantenimiento posterior.

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Entregables Parciales

Hemos comentado las principales cuentas de control de nuestra WBS. No obstante, no están exentas de entregables parciales, ni están necesariamente enfocadas a la ejecución. Estos son algunos de los entregables parciales en los que habrá que descomponer nuestras cuentas de control:

  • Selección del equipo de trabajo o la adquisición del terreno en fase de pre-diseño.

  • Arquitectura de diseño, validación estructural y la definición de las instalaciones en fase de ingeniería.

  • Permisos, licencias y adjudicaciones contractuales en fase de tramitación; el equipamiento, espacio o infraestructura en obra.

  • Verificación servicio a servicio y su puesta en funcionamiento en la fase de pruebas.

  • Manual de mantenimiento y el documento formal de recepción en la última fase.

Diferentes enfoques según el proyecto

Igualmente importante es el enfoque del proyecto. Los modelos secuenciales cuentan con fases bien marcadas que deben superarse una a una para pasar a la siguiente. Sin diseño no hay proyecto. Sin proyecto no hay obra. Sin obra no hay entregable. La gestión del cambio nos obligará a recorrer esas fases de nuevo para incorporar los ajustes necesarios en el diseño que nos garanticen la construcción posterior. Eso lo conocemos bien como parte de la gestión integral del proyecto. Además, es común para la mayoría de modelos predictivos a diferencia de las fases que definen su desarrollo y que nos permiten individualizar cada proyecto.

Pero supongamos que ahora estamos ante un proyecto de implementación tecnológica. Por ejemplo, un hotel que nos obliga a una actuación global, para todas sus habitaciones en todas las plantas. Quizás lo mejor sería implementar un elemento y ajustar su disposición. Validamos y luego pasamos a implementar el resto de la planta. Validamos y luego conectamos el resto de plantas. El ciclo de vida nos lleva, por tanto, a un enfoque muy distinto, que no es secuencial, sino incremental. La gestión del proyecto, sin embargo, seguirá manteniendo la estructura de inicio: planificación, ejecución, control y cierre para cada hito de validación.

La importancia de las fases de un proyecto

Acabamos de ver la diferencia entre gestión y enfoque. Esto es indispensable entender bien qué queremos obtener, cómo vamos a entregar valor a nuestra organización y la estructura que desarrollaremos para conseguirlo. De hecho, ahí está la importancia de las fases de un proyecto.  Paso a paso logramos un entregable robusto, la garantía de que entendemos cómo lograrlo y qué componentes habrá que desarrollar. Y todo ello no exento de la gestión común a todos los proyectos.

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