Gestión de beneficios de proyecto: cómo hacer un buen plan
¿Cuántas veces se ha oído que un proyecto no consigue entregar los beneficios estimados? ¿Es algo tan habitual? ¿A qué se debe? La gestión de beneficios de un proyecto es el proceso a través del cual se asegura que el proyecto cumple con su propósito. Cuando se lleva a cabo de forma correcta, puede asegurar que:
- Los entregables del proyecto aportan valor a la empresa.
- Se recoge el retorno de la inversión esperado.
Una de las principales dificultades de la gestión de beneficios de un proyecto reside en la longitud del ciclo de vida de este último. Entre el momento en que se crea un proyecto y su finalización transcurre una gran cantidad de tiempo, pasan muchas cosas y hay que hacer frente a muchos cambios, de los cuales, un elevado porcentaje corresponde a imprevistos. Incluso los más mínimos cambios en el diseño y ejecución del proyecto pueden afectar a la previsión de beneficios original. Otra circunstancia crítica se produce cuando hay una conexión débil entre los entregables del proyecto y las necesidades de la organización. En estos casos, las probabilidades de que los beneficios se pierdan por el camino son muchas más de lo que sería deseable. Una buena planificación que cuente con un caso de negocio de proyecto consistente, y la implementación de un plan de monitorización del progreso de proyecto son dos de las armas para luchar contra la desaparición de los beneficios de proyecto, aunque, en cualquiera de los dos casos, estas acciones no resultan tan provechosas si no s encuadran en un plan de gestión de beneficios.
La elaboración del plan de gestión de beneficios de proyecto
Antes de comenzar a confeccionar el plan de gestión de beneficios es necesario plantearse una serie de cuestiones, que ayudarán a determinar la orientación que debe tomar. Estas reflexiones deben versar sobre las siguientes materias:
- Propósito del proyecto.
- Objetivo comercial.
- Definición de beneficios que se espera conseguir.
- Justificación del plazo de entrega de proyecto.
- Cálculo de costes de proyecto.
- Métodos que se emplearán para medir los beneficios.
- Modos de monitorizar la relevancia de los beneficios durante el transcurso del proyecto.
Invertir el tiempo necesario en la gestión de beneficios ayuda a reducir el riesgo global del proyecto ya que este proceso obliga a examinar las cuestiones a nivel de organización que podrían perjudicar a su éxito, mejorando la capacidad de predecir y evitar muchos obstáculos potenciales. El proceso de gestión de beneficios, bien planteado, podría dividirse en las siguientes etapas:
1. Definición y desarrollo de los beneficios: requiere la participación de todos los interesados para averiguar qué resultados espera cada uno y por qué. Las conclusiones se recogerán en una declaración de beneficios, tangibles e intangibles. Es preciso que todos los beneficios listados estén alineados con la estrategia de la compañía y las necesidades de la empresa. En esta primera etapa hace falta también:
- Concretar qué acciones contribuyen a la creación de beneficios.
- Identificar los cambios que es necesario aplicar para que el proyecto inicie con plenas garantías de consecución de beneficios.
- Llevar a cabo el análisis de costo-beneficio.
2. Desarrollo del plan de beneficios: usando las herramientas tradicionales de gestión de proyectos para comprobar que el plan general del proyecto incluye las actividades de apoyo adecuadas, aegurando que los beneficios se consiguen a tiempo. Durante esta fase es preciso realizar un seguimiento de la consecución de beneficios. Resulta muy oportuno:
- Identificar quién es responsable de la entrega de estas actividades de apoyo.
- Establecer métricas para cada beneficio y determinar cuándo y cómo se considerará cada beneficio como conseguido.
- Determinar el modo en que se informarán los beneficios.
3. Monitorización de los beneficios durante la ejecución del proyecto: a medida que el proyecto avanza hace falta controlar periódicamente su progreso hacia la obtención de los beneficios esperados, modificando el plan de beneficios según sea necesario cuando se introduzcan cambios generales en el plan de proyecto. Además, en esta fase hay que:
- Establecer un sistema de comunicación que permita discutir y considerar los beneficios de forma rutinaria.
- Prestar apoyo al equipo del proyecto e informarles de la consecución de beneficios para fomentar su trabajo.
4. Revisión de los beneficios: hacia el final del proyecto es momento de identificar los beneficios que se lograron y buscar las lagunas y las oportunidades perdidas. Esta fase se centra en hacer un balance de la gestión de beneficios que se ha llevado a cabo. También se deben averiguar las necesidades actuales de los trabajadores, para asegurarse de que siguen disfrutando de los beneficios. Puede ser recomendable el considerar la creación de un sistema para comunicar sus necesidades futuras, ya que proveerá de ideas para próximos proyectos.
