Gestión de proyectos: ¿con o sin software?

Hoy día, existen en el mercado casi infinitas opciones de software para la gestión de proyectos que permiten desde el control de gastos, cálculo de beneficios y gestión de costes, hasta la elaboración de Diagramas de Gantt o los cálculos necesarios para implementar el Método de la Cadena Crítica.

Si bien la tónica general es que los Directores de Proyecto se encuentran familiarizados con el uso de la mayoría de estas tecnologías, todavía existen sectores que presentan ciertas reticencias a su incorporación. Pero, ¿qué es lo más conveniente? ¿Cómo se consiguen mejores resultados? ¿Dónde se encuentra el punto de equilibrio?

Gestión de proyectos: software sí o no

El uso de software específicos supone un importante apoyo para el responsable de un proyecto. Son tantos los elementos que confluyen, tantas las variables a considerar y, por encima de todo, los estrictos plazos que imponen una dosis extra de estrés; que una mente humana puede terminar colapsándose y cometiendo algún error. La complejidad de la gestión de proyectos requiere de soporte y por eso, la incorporación de herramientas de software bien elegidas suponen:

Mayor visibilidad: ya que aportan tanto una instantánea global que proporciona una interesante perspectiva para la toma de decisiones, como el detalle suficiente para que éstas se basen en datos objetivos y fiables, adquiriendo la precisión necesaria.
Minimización de errores: cuando los cálculos, registros y actualizaciones se automatizan los errores humanos quedan al margen. Es incuestionable la ventaja que ello supone para un Project Manager, que no puede permitirse ese tipo de fallos.
Optimización de procesos y aprovechamiento de recursos: las cosas se pueden hacer de muchas maneras, pero sólo hay una idónea. Un programa informático puede llevar a cabo un análisis más completo que resulte en la elección de la mejor alternativa para cada situación.

Sin embargo, dejarse llevar por esta tendencia tecnológica también conlleva unos riesgos, que se deben evitar:

Abusar del uso de software y terminar complicando la gestión de proyectos, en vez de simplificándola.
Recurrir a soluciones tecnológicas para cubrir lagunas de conocimiento, un fallo muy común y que suele desembocar en graves consecuencias, puesto que no es una solución, sino un parche.
Dificultar las comunicaciones con los participantes en el proyecto, si éstas se ven supeditadas al uso de determinadas herramientas y protocolos, que les restan agilidad.

Las ventajas del uso de software para la gestión de proyectos

Según datos de Access Group, en una de sus últimas encuestas realizadas a más de 100 Directores de Proyecto, la incorporación de la tecnología adecuada facilita la superación de algunos de los límites a los que los Project Managers se han de enfrentar cada día. Entre las más relevantes se encuentran:

Retos como la precariedad de los procesos de facturación (relevante para el 23% de los encuestados), falta de una fuente fiable de información de proyecto (problema principal para el 35%), carencia de visibilidad de los recursos disponibles (que supone un lastre para el 31% de project managers) o dificultades para calcular los costes que se generan a lo largo del desarrollo de proyecto (la principal barrera para, nada menos, que el 62% de los responsables de proyecto participantes en el estudio) son algunos de los problemas que una buena integración de software puede solucionar.
El poder contar con una solución tecnológica que facilite el cálculo del gasto asociado a cada fase del proyecto contribuiría a reducir ineficiencias, alinear procesos y detectar oportunidades; áreas definidas como "mejorables" en todos sus proyectos por el 54% de los Directores de Proyecto encuestados.
Para el 48%, el principal reto en la gestión de proyectos es la ausencia de visibilidad sobre los datos que les permita tenerlo bajo control, algo que se solucionaría con una solución tecnológica que, además de la visión aporte inmediatez y sea compartible.