Gestión de proyectos, ¿qué errores debes evitar?

Ningún proyecto, sea cual sea su terreno de intervención, está exento de obstáculos. Sin embargo, conviene distinguir entre los riesgos que tienen causas externas y los que, por el contrario, son producto de la propia gestión. Los primeros, al no depender de los integrantes del proyecto, no pueden controlarse; la única opción es reducir sus efectos para que no tengan el impacto que normalmente tendrían. De hecho, las decisiones que toman algunos Project Manager van dirigidas a invertir su naturaleza y convertirlos en oportunidades. En cambio, los segundos sí son controlables. Hablamos de los fallos, los errores y los traspiés que puedan presentarse durante la ejecución de las tareas. Cuanto más complejas y más numerosas sean las tareas, mayor será el riesgo de que se produzca este tipo de errores o fallos.  

Errores más habituales de un Project Manager

Ahora bien, hagamos una segunda distinción para seguir avanzando. Los fallos internos no siempre tienen el mismo origen. Algunos son producto de la ejecución misma de las tareas, es decir, circunstanciales, mientras que otros son causados por el tipo de gestión que realiza el Project Manager. Vamos a centrarnos en estos últimos, que son, aunque cueste creerlo, más comunes de lo que parece. ¿Conoces algún ejemplo cercano? El tipo de liderazgo influye en la forma en que un Project Manager gestiona un proceso. Los errores a cometer pueden ser infinitos, pues ningún director de proyectos actúa de la misma forma que otro. Aun así, podemos señalar un conjunto de fallos habituales en los que suelen incurrir los profesionales de esta área:

1) Elegir a quien no debemos:

Pasa cuando nos fijamos en personas que no están lo suficientemente capacitadas para realizar las funciones que le son encomendadas. Existen varias razones para ello. La más común es que a la hora de realizar el proceso selectivo no se definiera el perfil más adecuado. Sin embargo, también puede ocurrir que, a pesar de poseer las cualidades deseadas, esta persona no termine de encajar en el grupo y se creen conflictos que puedan poner en riesgo el desarrollo y el éxito del proyecto.

2) Utilizar la tecnología y los medios incorrectos:

Sin embargo, a veces la principal deficiencia está en los medios técnicos que se usan para la ejecución de las labores. O dicho de otro modo, las máquinas no están a la altura de lo que esperamos de ellas. El perjuicio es aún mayor si estos medios ocupan un lugar significativo en el proceso.

3) Establecer plazos irreales:

¿Eres de los que quiere todo al instante? ¿O, por el contrario, de aquellos que elaboran plazos de forma indefinida? En cualquiera de los dos casos, el fallo es de planificación. Ten en cuenta que fijar un plazo es mucho más que seleccionar a ciegas una fecha en el calendario. Requiere análisis, estimaciones y, sobre todo, tener en cuenta la capacidad productiva de tus colaboradores y de los equipos técnicos.

4) Abordar el tema equivocado:

¡Menuda faena! Has llegado a la mitad del proyecto y de golpe te has dado cuenta de que el asunto central era otro. ¿Qué ha pasado? ¿Por qué no lo notaste antes? Esto nos obliga muchas veces a volver al principio a replantear casi todos nuestros objetivos. Si finalmente te das cuenta de que no puedes enlazar lo que has hecho hasta ahora con lo que de verdad quieres, debes empezar de cero.

5) No pensar en un plan ‘B’:

¿Alguna vez has apostado todo a una sola carta? Si ganas, genial; pero si pierdes, te habrás quedado sin nada. Algo similar ocurre con la gestión de algunos proyectos: sus Project Manager tiran para adelante en un solo sentido y se olvidan de elaborar un plan de contingencia. Conclusión: hay un alto riesgo de fracaso.