La Gestión de Proyectos y las PYMEs
En la actualidad, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se consideran una fuente primordial de dinamismo, innovación y flexibilidad, tanto en países emergentes y en desarrollo como en las sociedades más industrializadas. Las PYMEs contribuyen sustancialmente al desarrollo económico y a la generación de empleo, y en muchas regiones son la columna vertebral de la economía. Es por ello que nos interesa tratar también qué retos y aspectos primordiales debemos afrontar en una PYME con respecto al desarrollo de una buena metodología de Gestión de Proyectos.
La supervivencia y el crecimiento de las PYMEs puede ser difícil en el entorno actual de negocios competitivos y en el mercado global; los clientes son más exigentes para tener productos mejores y más baratos, un servicio de mejor nivel, más variedades de productos y una entrega más rápida Además, los cambios en los modelos de negocio, tales como un menor coste de producción, la entrega de cada vez mayor valor a los clientes, y el impacto generalizado de la tecnología de la información están creando cada vez más desafíos para la supervivencia de las PYMEs. Con este objetivo, el Project Management se debe ver como una herramienta efectiva de ventaja competitiva también en este ámbito.
El foco principal del Project Management es aumentar el cumplimiento de hitos y presupuestos, pudiendo predecir de esta forma qué esfuerzo real nos supone un proyecto, y anticipar mejor nuestros resultados. Los compromisos que adoptemos con el cliente tendrán una mejor base.
Aspectos positivos de las PYMEs
En comparación con grandes empresas, las PYMEs se caracterizan por una estructura organizacional “plana” (menos jerarquía), menos niveles de gestión, por lo que la cultura organizacional se considera más fácil de adaptar, hay mayor flexibilidad a los cambios.
Podemos enfocarnos a acortar las líneas de comunicación entre equipos, y favorecer las comunicaciones informales y eficientes. Con respecto a su estructura, las PYMEs tienen la ventaja de poder iniciar e implementar cambios más fácilmente, ya que menos barreras interdepartamentales se interponen. Así que esta estructura más moldeable puede facilitar los cambios para una correcta implantación del Project Management.
A pesar de que las PYMEs se enfrentan a la complejidad y la incertidumbre, éstas suelen ser fuertes en la innovación y la evolución. Hay estudios que indican que las pequeñas empresas innovan más de dos veces por empleado que las grandes empresas. Las PYMEs pueden adaptarse más rápidamente a los cambios de demanda y turbulencias de mercado con la implementación de buenas prácticas de gestión en sus proyectos.
Típicamente las PYMEs cuentan con un número menor de clientes, y es por ello que se generan relaciones más fuertes y duraderas con éstos. Esta relación más estrecha con los clientes conlleva unas mayores prestaciones en las entregas. La fuerte presencia de los fundadores también generan la posibilidad de que puedan desarrollar un mapa de implementación del Project Management, incluyendo alianzas y socios, indicadores de prestaciones de los proyectos, etc. Los fundadores pueden ejercer su poder de influencia y dirección para implantar estas mejoras de forma directa.
Retos en el desarrollo de metodologías de Gestión en las PYMEs
Por otra parte, y desde el punto de vista de las dificultades, las PYMEs típicamente operan con capacidades limitadas, tanto financieramente, como en gestión y personal, y el uso de las tecnologías de la información también es más limitado. Algunas PYMEs además están muy a merced de unos pocos de sus clientes, y se encuentran presionadas por fuerzas externas como cambios en el entorno económico, gubernamental, político, tecnológico y socio-cultural.
Otro aspecto interesante a comentar es que normalmente en las PYMEs se cuenta con personas-equipo, que son las que hacen toda una función, y el conocimiento de esa función está en su cabeza, por tanto son una pieza fundamental en el engranaje de la empresa. El problema radica cuando ese conocimiento no queda plasmado en procesos escritos, procedimientos, controles, guías, etc. La gestión del conocimiento no existe o no es efectiva, y de ahí que deba desarrollarse de una forma más “formal” (que no burocrática) la metodología de gestión. En estos casos lo primordial para mejorar los procesos de Project Management es conocer al detalle la situación actual, entenderlos, para poder decidir qué cambiar, mejorar o eliminar.
¿Qué experiencias tienes en estos temas dentro de una PYME?¿Ha sido el Project Management fácilmente implantado? ¡Esperamos comentarios!