La gestión de riesgos en el Project Management
En un anterior post de este blog, en el que tratábamos la gestión de la incertidumbre en el Project Management, avanzábamos que era fundamental disponer de un adecuado análisis de los riesgos preventivo y proactivo, así como en relación a su valoración y mitigación. En esta ocasión, vamos a entrar en detalle repasando todas las etapas que conlleva una adecuada gestión de riesgos en nuestro sector, de modo que podamos valorar cómo mejorar nuestro enfoque como Project Managers ante la incertidumbre y las contingencias en nuestros proyectos.
Planificación de la gestión de riesgos
La primera etapa en la gestión de riesgos en el Project Management es la preparación y planificación inicial del proceso, mediante la definición de las actividades que vayamos a realizar así como la presupuestación de recursos necesarios para llevarlas a cabo. Es importante que todos los miembros del equipo valoren la relevancia del proceso para que sean capaces de dotar de suficiente tiempo y fondos a la gestión del riesgo de modo que la misma sea un éxito.
Identificación de los riesgos del proyecto
A continuación, el equipo debe hacer el ejercicio de determinar de manera exhaustiva todos los riesgos que puedan afectar al proyecto así como documentar las características principales que tiene cada uno. El resultado de esta etapa debe ser un listado comprensivo de todos los elementos que puedan ser relevantes al proyecto constituyendo un potencial riesgo de una manera u otra, con el objetivo de valorarlos en las etapas posteriores.
Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos del proyecto
Una vez identificados los riesgos que puedan afectar al proyecto se procede a preparar una priorización de los mismos realizando un análisis cualitativo y cuantitativo. En ese sentido, se tiene que asignar a cada riesgo el potencial impacto que pueda tener en el proyecto, así como su probabilidad de ocurrencia para poder evaluar en conjunto su posible influencia. Para este ejercicio, una herramienta útil es la matriz de riesgos que añade los elementos cuantitativos a la lista que preparamos en la etapa anterior.
Preparación de la respuesta a los riesgos: mitigación
Una vez tenemos las prioridades de los riesgos más claras, se pasa a buscar la mitigación de aquellos riesgos que hemos determinado más relevantes para el proyecto. En esa línea, se preparan las posibles acciones preventivas que deberemos desarrollar para intentar evitar en la medida de lo posible que el riesgo se materialice, así como un plan de respuesta correctivo para actuar contra el riesgo si eventualmente ocurre, buscando minimizar sus efectos en ese caso.
Herramientas de control del plan
Finalmente, se deben establecer unas determinadas herramientas de seguimiento de los riesgos identificados, así como de la validez de las acciones de mitigación. Adicionalmente, es necesario plantear una periodicidad de revisión del plan para volver a identificar nuevos riesgos que puedan haber surgido con posterioridad, en paralelo a la reevaluación tanto la relevancia de cada riesgo listado como de los planes de mitigación.