La incertidumbre en la gestión de proyectos

Querría escribir un primer post sobre algo tan crucial en el Project Management como es la propia aleatoriedad presente en todas las actividades. En cualquier tarea nos podemos encontrar con eventos positivos, que nos ayudan a completarla, o por el contrario sucesos que impiden su finalización, o completación, en el plazo y costes establecidos. Hablamos pues de incertidumbre, que puede marcar que nuestro proyecto acabe exitosamente, o de forma desastrosa.

El “Tuvimos suerte”, o el “Menos mal que…” son pensamientos comunes en un Project Manager, expresados abiertamente o no. Así pues, si somos gestores, y en nuestro proyecto existe incertidumbre, en buena lógica deberíamos hacernos responsables de la “GESTIÓN DE LA INCERTIDUMBRE”. Sí, en mayúsculas… (perdonad el grito).

En este contexto, asociaremos incertidumbre a la palabra RIESGO. La definición de proyecto ya destaca que una de sus características es su naturaleza única: aquel proyecto como tal no se ha llevado a cabo anteriormente. Por tanto, esa predicción de futuro que supone el proyecto, reflejada en la planificación de lo que creemos que va a suceder, conlleva en todos los casos unos riesgos, o mejor dicho, unas amenazas o unas oportunidades, que asociamos a “cosas que pueden ir mal” respecto a esa predicción/planificación, o “cosas que pueden ir mejor de lo que hemos previsto”.

Fijaos que todo esto conlleva que existe una predicción, una planificación, que describe “lo que creemos que va a pasar”. La existencia de esa línea de base es fundamental, para poder hablar a continuación de desviaciones respecto a esa línea de base, asociadas precisamente a la incertidumbre que siempre tiene el hablar del futuro.

Podemos asegurar que, para conseguir obtener los objetivos del proyecto, habrá que trabajar y de forma sistemática, iterativa y analítica, la gestión de la incertidumbre, o la gestión de los riesgos, definidos ya como eventos positivos (oportunidades) o negativos (amenazas).

Definición de “Riesgo”

Definamos pues qué entendemos como “Riesgo” en Project Management. Se trata de un hecho o condición incierta que, si ocurriese, tendría un efecto positivo o negativo (oportunidades, amenazas) sobre al menos un objetivo del proyecto (rentabilidad, funcionalidad, plazo, coste, calidad, entre otros).

También podemos hablar de riesgos sobre la propia naturaleza del proyecto, es decir, sobre el producto o servicio resultante. Quizá podamos conseguir ese producto o servicio en el plazo y costes indicados, pero finalmente los stakeholders (sponsor, cliente, etc.) no harán el uso esperado de él, y por lo tanto el proyecto no es exitoso. Ese tipo de riesgo también es algo a manejar.

El concepto de riesgo está asociado, por un lado, a la probabilidad de que llegue a producirse el hecho incierto; y por otro, al impacto del mismo sobre los resultados del proyecto (magnitud de los retrasos, sobrecostes o rebajas en calidad o rentabilidad, entre otros).

• Probabilidad se expresa en tanto por ciento, o tanto por uno.
• El impacto se expresa en funcionalidades, tiempo, dinero, o cualquier otra unidad de medida.

Puesto que se gestionan incertidumbres (en estimaciones, hipótesis, etc.), la gestión del riesgo se apoya directamente en otras áreas (coste, tiempo, alcance, etc.).

¿Por qué gestionar incertidumbre?

A pesar de lo que estamos argumentando, en la práctica los jefes de proyecto muchas veces acaban luchando con problemas, en lugar de riesgos. Ya no son eventos posibles, sino problemas reales, que provienen en muchos casos de amenazas no gestionadas, o no identificadas.

Todos podemos observar nuestro entorno, o aquellas organizaciones que conocemos, y podríamos decir en muchos casos que la madurez en la gestión de la incertidumbre (en sentido amplio) es baja. Hay muchas causas por las que se evita la gestión de riesgo y se sustituye por ‘apagar incendios’. Entre esas razones hay algunas percepciones:

• “Resolver problemas está bien visto, cuantos más resuelva mejor impresión daré”
• Síndrome de “matar al mensajero”
• “No se puede fallar, así que ¿por qué centrarnos en riesgos? El equipo no lo permitirá”
• “El riesgo es inevitable, ¿por qué molestarnos en evitarlo o gestionarlo?”
• “Failure is not an option!!”, emulando al Director de Vuelo de Apollo XIII…

En tu experiencia, ¿puedes citar más motivos…?

Desde el punto de vista del autor…  ¡¡La gestión del riesgo no es “opcional”!! Sea cual sea la dimensión del proyecto, habrá que racionalizar y equilibrar el esfuerzo, pero la gestión de la incertidumbre es esencial para el éxito del proyecto. Debe ser una parte integral de nuestro día a día como Project Managers. Así que veremos más sobre ello en siguientes posts… Permanece sintonizado :-)