La transformación digital no va de tecnología, va de personas
¡Mi empresa ya es digital, hemos comprado un software!
Ante esta afirmación a uno no le queda más remedio que poner cara de póker para no poner en evidencia al interlocutor que de buena fe se cree lo que dice. Pero ¿realmente una empresa es digital porque ha comprado un software? ¿Porque tengamos un programa de procesos digitalizados vamos a ser digitales?
La respuesta, en mi opinión, es que no. Una empresa no es digital porque tenga un software que digitaliza sus procesos.
Hoy en día estamos inmersos en un mundo en el que la obsesión por lo digital alcanza extremos insospechados. Pero es que además existe una obsesión por parte de muchos gobiernos a cualquier nivel que las empresas deben estar digitalizadas… en un mes, o el año próximo. Si bien es encomiable este objetivo primero se requiere que en la empresa se produzca un cambio en su visión y en su cultura dónde se interiorice lo que supone la digitalización y lo que va a provocar en la forma con que se van a relacionar con clientes, con proveedores y con su entorno.
Digitalizar no significa trasladar nuestros procesos actuales para que los gestione un programa, porque en muchas empresas aún no tienen adecuadamente estructurados sus procesos, y en muchos casos descritos de forma adecuada. Se hacen porque uno sabe lo que ha de hacer pero no está sistematizado. Por eso antes de instalar un software o ponerse a digitalizar cualquier cosa en una empresa hay que conocer como son realmente los procesos. Hay empresas que tienen manuales de calidad en los que se describen los procesos, entre estas empresas hay muchas que tienen se certificaron en la ISO9001 pero de todas las que lo hicieron no todas hoy en día se han recertificado. Muchas de ellas porque se puso de moda, o porque alguien se lo pidió pero ya no se la piden. Y lo que hacen para abaratar sus costes es no recertificarse. Eso se observa en aquellas que como publicidad incluyen en su página web el certificado a modo de publicidad pero si uno se fija en las fechas del documento observa que ya no es válido porque ha superado los tres años desde su emisión.
Por esto es recomendable que las empresas que no tienen descritos sus procesos como aquellas que hace tiempo no los han revisado realicen una descripción actualizada de como son los procesos de la empresa. Con esta información habría que analizar proceso a proceso y ver si las etapas que se están realizando son razonables y coherentes o son consecuencia de prácticas obsoletas o necesidades superadas. En paralelo debería indicarse todo aquello que podría ser susceptible de digitalización, como por ejemplo una automatización de entrada de datos en el sistema por escaneo o por etiquetas de radiofrecuencia, una lista de verificación digital, o la aparición en pantalla de las instrucciones de montaje.
Esta fase del proceso de digitalización es un momento en el que se puede visualizar el potencial que podrían tener las soluciones digitales que se incorporen a la empresa. Es también un momento en el que solicitar la colaboración de los empleados que trabajan en cada proceso para que puedan exponer su opinión de que necesitarían para que el proceso funcionara con mejor calidad o fuera más eficiente.
Es en esta etapa donde es necesario un plan de marketing y comunicación interno porque se debe gestionar un cambio que para muchos puede ser relevante tanto porque les obligue a cambiar su forma de hacer las cosas, pero sobre todo para aquellos cuyas tareas queden automatizadas. Y es en estos últimos donde es más importante la gestión la incertidumbre, es decir, la necesidad de saber cuál va a ser su futuro en la empresa.
Los procesos de transformación digital son uno de los momentos en la historia de una empresa en el que el impacto que va a tener las decisiones que se tomen con respecto a los diversos empleados marcará su futuro como empresa, y establecerá una cultura de empresa que incidirá en el clima laboral de los siguientes años. Porque transformación digital no es solo tratar con tecnología sino que también es tratar con personas.
Una vez hemos obtenido el marco de todo lo que es ahora la empresa y lo que debería ser o nos gustaría que fuese es cuando se debería buscar aquella solución o aquellas soluciones que puedan cubrir el máximo de ese marco. Durante esta etapa cuando podemos conocer soluciones que redefinen alguno o algunos de los procesos que teníamos establecidos y que pueden obligar a replantearse las relaciones existentes con otros procesos. Las automatizaciones de procesos o subprocesos son un ejemplo de ello, es decir, trabajos que se hacían de forma manual o semimanual pasan a ser realizados de forma completa por una maquina o por un programa. Pero además esta cambio puede conllevar que otros procesos relacionados que antes recibían información manual pasen a recibirla de forma automática con lo que se verían afectados en sus necesidades.
Y todo esto es parte de lo que habría que hacer antes de comprar el software, porque si lo hacemos después a lo mejor nos habremos equivocado en la compra.