Las comunicaciones en un proyecto: ideas clave

Gracias a las buenas prácticas y lecciones aprendidas extraídas de miles de proyectos y gracias, también, a la literatura sobre dirección de proyectos, existe un acuerdo universal acerca de que una comunicación eficaz es un factor crítico de éxito en cualquier entorno de proyecto.

Es posible que cuentes con los mejores talentos en tu equipo, con las especificaciones más detalladas, y las herramientas más completas. Sin embargo, a menos que tú y tu equipo os comuniquéis con eficacia, el proyecto fallará. Como mínimo, tendrás problemas si no gestionas adecuadamente las expectativas e intereses de todos los stakeholders (partes interesadas) del proyecto. Existe a su vez un acuerdo general en la profesión, y recogido en la literatura especializada, que:

"Un buen Project Manager debe invertir entre el 75% y 90% de su tiempo en actividades de comunicación."

En este punto es importante descatar la definición de la A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), del Project Management Institute, sobre qué significa en concreto la “Gestión de la Comunicación” en un proyecto: “La gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto”.

Vemos pues que nos debemos ocupar no sólo del flujo de información, de quién lo recibe y por qué, sino del proceso de almacenamiento y archivo. ¡Vemos que son temas muy relacionados también con la Gestión del Conocimiento!

Hay muchos factores que contribuyen a la comunicación eficaz dentro de un proyecto, y podemos mencionar los tres principales:

Las habilidades interpersonales del Project Manager y su equipo.
El liderazgo, en cuanto a la capacidad de evitar o resolver conflictos.
Un fluido sistema de comunicación a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Deseo compartir contigo algunos datos que corroboran la importancia de la gestión de las comunicaciones en los proyectos:

De acuerdo con una encuesta de Bull Survey de 1998, la causa principal de fracaso de los proyectos (57%) era “las malas comunicaciones entre las partes interesadas relevantes”.
De acuerdo con The Standish Group, una importante institución de investigación sobre tecnologías de información, sólo el 34% de los proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto. Standish Group estima que el 51% incurre en sobre costes o excede sus cronogramas, mientras que el 15% restante se cancela. Aunque estos resultados muestran una gran mejora desde su primer estudio en 1994, las tasas son todavía alarmantes. En otras palabras, parece que hay sólo una oportunidad en tres de que tu próximo proyecto tenga éxito. Sin embargo, tu próximo proyecto no tiene por qué depender de las probabilidades, si conoces las causas más comunes de problemas en los proyectos. Hay consenso en que los factores principales que pueden hacer fracasar un proyecto son:
1. La falta de informes de estado de proyecto objetivos;
2. Una pobre comunicación dentro del equipo de proyecto y con los stakeholders clave;
3. Resistencia interna a las herramientas de administración de proyectos y metodologías;
4. Solicitudes de cambio innecesarias durante el desarrollo;
5. Inadecuada planificación inicial del proyecto.

Como puedes apreciar, las razones 1 a 3 están relacionadas con cuestiones comunicacionales.

¿Cómo llevamos a cabo pues unos buenos procesos de comunicación, dada su importancia? Para ello me permito darte cuatro ideas clave… Debes tener en cuenta:

Que las actividades y responsabilidades de comunicación dependerán de cada proyecto en particular. No hay una solución única para todos los proyectos, ya que un proyecto pequeño no requerirá las mismas exigencias de comunicación que un proyecto grande o complejo. Cualquier teoría debe ser adaptada a la práctica de nuestro día a día, a nuestra realidad.
Que lo más importante es que todas las comunicaciones deben ser efectivas y precisas. Tanto orales como escritas, tanto informales como formales. Nuestras reuniones, presentaciones e informes de progreso son la clave para ello.
Que las comunicaciones siempre deben considerar las necesidades y expectativas de los stakeholders: quién debe saber qué, por qué, y cuando. La estrategia de comunicaciones elegida debe orientarse a que los interesados estén informados y comprometidos con el proyecto. ?Hablamos pues de compromiso, no sólo de información perecedera…
Que debemos tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización: hay que ser conscientes de nuestro entorno, de las políticas que lo rigen, y de su cultura.

En la práctica, unos aspectos muy importantes y que trataremos en siguientes posts son cómo llevar a cabo reuniones de proyecto efectivas, cómo realizar presentaciones orales de proyecto, y cómo elaborar buenos informes de progreso de proyecto. Así que… ¡continuará!...

Escrito por: Marc Bara

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