Lista de roles y responsabilidades de proyecto
Entre las plantillas project management más utilizadas se encuentra la lista de roles y responsabilidades. Pese a que, en ocasiones, el Director de Proyecto, prescinde de esta herramienta, su uso resulta siempre beneficioso, de cara a los resultados, pero también al ambiente de trabajo.
Creación de la lista de roles y responsabilidades
Es cierto que el project manager podría obviar esta plantilla y designar, sin más, a cada individuo un cometido, con lo que la acción no contaría con la publicidad necesaria para que cada función y cada papel estuviesen en conocimiento de todo el equipo. Sin embargo, los que apuestan por un modelo de gestión transparente, se apoyan en la lista de roles y responsabilidades, que les ayuda a documentar los siguientes puntos:Qué personas forman parte del equipo.
Qué funciones se atribuyen a cada una de ellas.
Cuáles son sus responsabilidades específicas.
Qué obligaciones deben cumplir.
Cuál es la información de contacto de cada uno de los miembros del equipo.
La lista de roles y responsabilidades suele emplearse desde el comienzo de un proyecto, aunque si éste ya está en marcha, también se puede recurrir a esta herramienta para documentar los miembros del equipo del proyecto, sus roles específicos y responsabilidades. De esta forma, se consigue aclarar responsabilidades y comprobar que no quedan vacíos, funciones sin asignar o tareas sin controlar, que podrían afectar al buen curso de actividades críticas del proyecto.
Una vez que ya se está empleando la lista de roles y responsabilidades, se puede recurrir a un formato más detallado que permita definir tareas muy específicas u obligaciones incluidas en el papel que cada persona juega de cara al global del proyecto.
El valor de este documento es tal que suele ser conveniente conservarlo bien, tanto para contar con una referencia para proyectos futuros, que indique cómo se ha distribuido la carga de trabajo; como para su uso a modo de referencia a la hora de reunir los detalles de contacto de los equipos de trabajo.
La utilidad de la lista de roles y responsabilidades
El simple hecho de articular metódicamente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo del proyecto es importante para asegurar la formación de un grupo humano de alto rendimiento. Para lograr este objetivo, la lista de roles y responsabilidades debería:
1. Ayudar a cada miembro de comprender el alcance de su papel, es decir, las implicaciones de su rol en términos de trabajo y resultados. Ser específico acerca de las responsabilidades y deberes mejora el desempeño individual y los niveles de productividad.
2. Plantearse con el tiempo necesario (preferiblemente coincidiendo con la fase de iniciación o planificación del proyecto), ya que es esencial para asegurar que todos los miembros del equipo quedan involucrados en el proyecto con la antelación suficiente. De esta forma se previene la falta de participación o la debilidad del compromiso, causantes ambas de malos resultados en los proyectos.
