Los 7 principios del éxito en un proyecto
No existen recetas mágicas para lograr el éxito en un proyecto, aunque sí que se pueden aplicar algunas normas que facilitan la consecución de objetivos, contribuyen al ahorro en costes y ayudan a conseguir la satisfacción del cliente. Todo Director de Proyectos debe conocerlas ¿sabes cuáles son?
7 pasos hacia el éxito en un proyecto
El responsable de la gestión de un proyecto ha de combinar determinación y flexibilidad; sentido común y arrojo y, además, alcanzar las metas fijadas a pesar de las limitaciones de que adolece toda iniciativa de este tipo. Para acompañarle en su complicada misión, serán de gran ayuda las siete reglas que se exponen a continuación, imprescindibles para avanzar hacia el éxito en un proyecto:
1. Una clara definición de éxito
No se puede alcanzar el éxito si no se sabe qué forma adquiere. El éxito del proyecto se debe definir en términos que sean significativos para el negocio. No basta con limitarse a expresar la relación entre tiempo, presupuesto y requisitos porque, aunque se trate de aspectos importantes, no resultan suficientes. Hay que añadir la propuesta de valor esperado del proyecto, que es la que conducirá los esfuerzos desde la motivación hacia la consecución de las metas. En otras palabras, hacia el éxito en un proyecto.
2. Voluntad suficiente para tomar decisiones impopulares
Tomar decisiones difíciles sobre los recursos y las prioridades del proyecto puede ser complicado para algunos administradores de proyectos de TI que quieren agradar a todo el mundo y creer que el proyecto va a funcionar a pesar de todo. Sin embargo, la realidad prueba lo contrario y demuestra que, a veces, hay que apostar por una decisión con la que no todos estarán de acuerdo.
3.Formación orientada al usuario final
La capacitación de los usuarios finales en cualquier nuevo sistema es un factor de éxito evidente. Pero, con demasiada frecuencia, las implementaciones de sistemas fallan, no porque estén entregados tarde o porque excedan el presupuesto asignado, sino porque los usuarios finales no han sido entrenados adecuadamente. En consecuencia, no adoptan el nuevo sistema y el resultado se aleja de la concepción de éxito en un proyecto.
4. Completa definición de funciones y responsabilidades
A veces, las personas que participan en un proyecto no comprenden sus funciones y responsabilidades porque nadie las ha definido. Cuando los miembros de los equipos no entienden cuál es su papel no pueden cambiar el curso del proyecto y optimizarlo. En consecuencia, no aportan valor y, además, existe el riesgo de que los proyectos puedan fallar.
5. Transparencia en los flujos de trabajo
Cuando se asegura un entorno de trabajo de estas características, cada persona involucrada en el proyecto sabe exactamente cuál es su papel, así como en qué consiste la aportación del resto de personas a todos los niveles. Este enfoque ahorra tiempo y mejora la calidad del proyecto.
6. Documentación adecuada
Sin la debida documentación, los equipos de proyecto no pueden capturar los requerimientos funcionales y técnicos adecuados para su desarrollo y ejecución. El resultado sería una desmedida inversión en tiempo, dinero y esfuerzo por parte del equipo del proyecto que no tendría su correspondencia en los resultados, al no cumplir estos con las expectativas de los usuarios finales. La falta de documentación crea incertidumbre y confusión, y las consecuencias de una situación de este tipo son conflictos, retrasos y sobrecostes, lo contrario al éxito en un proyecto.
7. Control de calidad
Debe ser iterativo y no planificarse exclusivamente para tener lugar al final del proyecto. Además, para que se produzca en condiciones óptimas, el Director de Proyecto debe ser conocedor del tipo de prueba de control de calidad idónea aplicable a cada caso concreto.
El éxito de un proyecto como éxito personal
Conseguir que un proyecto acabe siendo un éxito también tiene consecuencias para cada uno de los miembros que han formado parte del equipo de trabajo. Pero antes de celebrar los logros es importante que los empleados también apliquen una serie de directrices o reglas que les ayuden a lograr sus objetivos.
Los siete factores clave para alcanzar el éxito personal, que también han de tenerse en cuenta cuando se busca el éxito en un proyecto, son los siguientes:
- Inconformidad: seguir siempre adelante, esforzándose por conseguir más y más.
- Alineamiento: seguir una misma línea para alcanzar los planes y objetivos personales y profesionales.
- Enfoque: implica no hacerlo todo a la vez, establecer prioridades.
- Avance: enriquecerse poco a poco como persona a base de aprender de los éxitos y los fracasos.
- Metas: definir claramente los objetivos que se persiguen para la mejora profesional.
- Excelencia: dar lo mejor de uno mismo.
- Perspectiva: evaluarlo todo desde diferentes puntos de vista.
Alcanzar el éxito en un proyecto depende de una buena organización del mismo para ahorrar tiempo y costes y superar los obstáculos, pero también tiene una influencia directa y muy importante la forma de actuar del equipo de trabajo y si sus miembros están comprometidos con el éxito de la organización y con su éxito personal.
