Los errores en gestión de proyectos que debías haber sabido evitar como Project Manager

De nada sirve lamentarse, culpar a otros, o a uno mismo, y quejarse de lo apurado de los plazos, lo escaso del presupuesto o la dificultad de controlar el progreso. Muchos de los peores errores en gestión de proyectos se pueden evitar tomando las decisiones adecuadas. 

Errores en gestión de proyectos que se podían haber evitado

1. Falta de soporte: en estos tiempos donde la digitalización se extiende a todos los ámbitos, no puede concebirse el planteamiento de un proyecto sin una plataforma desde la que mantener informados a los equipos de proyecto, intercambiar documentación y practicar las actualizaciones necesarias. Uno de los errores en gestión de proyectos que se cometen actualmente es olvidarse de este recurso y seguir llevando a cabo actualizaciones manuales, celebrando reuniones para pedir informes de estado o pérdidas de tiempo similares. Un Director de Proyecto debe tener visibilidad global sobre todas las tareas y una plataforma centralizada es la manera más eficaz de conseguirlo, garantizando al mismo tiempo que la información del proyecto está disponible y es de fácil acceso a las partes interesadas y  miembros de los equipos.
2. Uso de la herramienta inadecuada: pese a que el Diagrama de Gantt es una de las metodologías de gestión de proyectos más extendidas, ello no significa que sea la única necesaria para el project management. Ni el plan de proyecto se puede reducir a un gráfico, ni el Diagrama de Gantt es más que una instantánea de la programación del proyecto. Uno de los errores más comunes en gestión de proyectos es olvidar que las actualizaciones, los planes de gestión de recursos, gestión de costos, flujos de trabajo y de gobierno, el seguimiento y la visibilidad son algunas de las funciones que una buena herramienta debe facilitar al Director de Proyecto. Y cuando no se pueda concentrar todo en un solo software, habrá que saber combinar las diferentes herramientas y aplicaciones disponibles para lograr la máxima utilidad y el mayor grado de control.
3. Estancamiento de recursos: se trata de uno de los peores errores en gestión de proyectos. Dada la limitación de este activo, el Project Manager debe conocer su estatus en todo momento, para poder promover la rotación más oportuna. Si las actividades críticas necesitan de un extra de fuerza de trabajo, hay que ser consciente de qué otras tareas tienen un margen que permita ceder algunos de sus recursos durante unas horas. Para conseguir el aprovechamiento óptimo de los recursos humanos en un proyecto hace falta conocer sus habilidades, motivaciones, preparación, carga de trabajo, responsabilidades y disponibilidad en todo momento.

Por último, para estar seguros de poder evitar los principales errores en gestión de proyectos, hay que recordar que siempre se debe confiar en uno mismo y las propias habilidades, aunque sin caer en el exceso, ya que, esto sólo podría conducir a tratar de abarcar demasiado o a prescindir de métricas y datos objetivos que den soporte a las decisiones. Revisar y actualizar el plan de proyecto y contrastarlo frecuentemente con datos reales es la mejor manera de evitar problemas antes de que aparezcan.