Mapa de procesos, diferencias y motivos de realizarlo

Todos los negocios tienen en el horizonte el objetivo de llegar más lejos y de alcanzar el éxito. Y eso requiere que hagamos un trabajo de gestión exhaustivo en el cual tengamos en cuenta cuáles serán los distintos procesos que se llevarán a cabo en paralelo a este crecimiento. La mejor manera de hacerlo será con un mapa de procesos en el que estén incluidos todos los tipos que se suceden dentro de nuestra organización.

Los tipos de proceso

Dentro del mapa de procesos reflejaremos tres categorías distintas en las que se dividen las acciones que tienen lugar dentro de nuestra empresa: operativos, estratégicos y de soporte. Los primeros son los que existen con la intención de cubrir una necesidad concreta que pueda tener el negocio. Solo tienen presencia puntual, pero sin ellos se llegarían a producir desajustes y problemas en el desarrollo de los acontecimientos.

Por su parte, los procesos de tipo estratégico son aquellos que se ocupan de que el negocio funcione de una manera conveniente. No solo abarcan un departamento, sino que están presentes en todos ellos. Sirven como eje principal y motor del trabajo que se realiza y aglomeran a la mayor cantidad posible de miembros del equipo de una manera activa y colaborativa.

Y en último lugar, los procesos de soporte incluyen los distintos procesos que no tienen una relación enlazada de forma directa con el trabajo que realiza el negocio en términos comerciales, pero que aún así le proporcionan apoyo para que todo funcione de manera correcta. Un ejemplo de lo que agrupamos dentro de esta categoría es el trabajo que se ofrece en soporte informático, la manera en la que se limpian y cuidan las instalaciones o la formación adicional que se proporcione a los trabajadores.

¿Por qué debemos hacer un mapa de procesos?

Si diseñamos un mapa de procesos tendremos muy claro cuáles son todos los trabajos que se realizan en nuestra empresa, cómo se llevan a cabo y qué debemos tener en cuenta cada uno de ellos. Al hacerlo estaremos mejorando la gestión que realizamos del negocio en global, pero también de cada uno de los procesos de manera individual. Conseguiremos que el vínculo que existe entre las distintas divisiones de una empresa sea más sólido y que la comunicación entre estos departamentos mejore. Al hacerlo estaremos mejorando el aprovechamiento de sinergias entre divisiones, lo que siempre tiene consecuencias positivas. Además, también nos ayudará a verlo todo en perspectiva de forma que podamos detectar cuáles son los factores de los distintos departamentos que quizá están bajando el ritmo del resto del equipo.

Gracias a este mapa también vamos a conseguir que queden mejor establecidas las distintas responsabilidades que tienen los departamentos y los profesionales que forman parte de ellos. Podremos ver cuál es el rol de cada persona, tanto de los supervisores y líderes como de los empleados que forman los equipos y que también aportan mucho al día a día de la empresa. Además, nos beneficiaremos de un aumento en la productividad debido a que las funciones de la empresa y sus objetivos estarán delimitados y bien alineados a todos los niveles. Esto permite que la empresa a nivel de grupo trabaje en sintonía y que se avance en común hacia la consecución de los objetivos.

Lo que siempre tenemos que recordar sobre el uso de un mapa de procesos es que cuando trabajamos con uno estamos aportando a nuestro negocio distintos rasgos de gran valor. Por ejemplo, coherencia en los procesos que realizamos y en las decisiones que tomamos, unidad por la forma en la que el equipo trabajará en conjunto, así como orden y lógica en cada uno de los trabajos. En el uso de este mapa se encuentra parte del apoyo que necesitamos para triunfar.