Mejores prácticas en Project Management: cómo gestionar cambios de proyecto
En todos los proyectos nos encontramos con cambios o modificaciones, y es fundamental que el Project Manager sea capaz de gestionarlos adecuadamente. La gestión de un cambio implica un conflicto, ya que supone la desviación de un acuerdo previo y suele resultar en mayor coste, plazo y/o alcance de trabajo requiriendo de una nueva negociación de condiciones con el cliente. Siguiendo el análisis de mejores prácticas en Project Management como en la anterior entrada sobre el trabajo en remoto, dedicaremos el post de hoy a analizar la mejor manera para que un Project Manager gestione los cambios en un proyecto.
Qué es un cambio en Project Management
Para poder administrar adecuadamente las modificaciones de proyecto, primero tenemos que saber qué tenemos que considerar un cambio y qué no. Por ejemplo, corregir un error o mejorar un entregable no pueden definirse como cambios de proyecto que debamos gestionar como Project Manager. Por el contrario, se considera cambio una modificación sustancial de las condiciones iniciales con que se estableció el proyecto cuando se lanzó: principalmente el alcance de trabajo, calendario o presupuesto. La originación del cambio suele provenir del cliente, pero también puede surgir como una sugerencia de mejora del Project Manager o derivado de una modificación sobrevenida de las condiciones de contorno.
Minimizar la necesidad de cambios
La mejor manera de gestionar un cambio es evitarlo, ya que siempre supondrá un conflicto y un riesgo. En ese sentido, hay que interiorizar que se puede minimizar la aparición de cambios en las condiciones iniciales si hemos realizado una buena planificación al comienzo del proyecto. Para ello, en ese momento inicial hay que analizar muy en detalle las necesidades y objetivos del cliente para definir conjuntamente el alcance de trabajo, calendario y presupuesto; que ambos queden convencidos de que son las adecuadas y documentar convenientemente el acuerdo para poder acudir a esta definición cuando surjan dudas.
Qué cambios aceptar
A menudo los clientes tienen a lo largo del proyecto ideas que implementar para modificar el proyecto en determinada dirección. Aunque en muchas ocasiones podemos vernos forzados a aceptarlas, se debe reflexionar con el solicitante las implicaciones del cambio en el objetivo declarado del proyecto. En concreto, es necesario mostrar al cliente las consecuencias objetivas que tendría la implementación del cambio propuesto para que, en caso de que finalmente decidan seguir adelante, acepten por ejemplo el incremento de plazo o coste resultante.
Documentar los cambios
En el conflicto que supone un cambio suelen producirse numerosos malentendidos, por lo que es muy importante llevar una adecuada gestión documental de las solicitudes de cambio y de los acuerdos relacionados con los mismos. En concreto, hay que dejar por escrito quién solicitó cada cambio, el análisis de dicha modificación en coste y plazo y su estado de aprobación; en un documento que se comparta con el cliente. Además, este proceso de aprobación de cambios es conveniente haberlo acordado desde el inicio del proyecto.