Plan de proyecto: 3 claves cruciales

Como ya sabrás, un plan de proyecto es una guía que elaboramos con la finalidad de que nos sirva como hoja de ruta durante la ejecución del proyecto en sí. De este modo, si en algún momento perdemos de vista el objetivo final que queremos alcanzar o si no sabemos por qué camino continuar, el plan de proyecto nos ayudará a encontrar de nuevo el rumbo.

Sin embargo, elaborar un plan de proyecto implica una metodología y un estudio previo. Debemos responder a diferentes preguntas como, por ejemplo:

• ¿Por qué quiero llevar a cabo este proyecto? El motivo.
• ¿Para qué quiero llevar a cabo este proyecto? La finalidad.
• ¿Cómo sabré que he finalizado con éxito el proyecto?
• ¿De cuánto tiempo dispongo?
• ¿Dónde lo voy a llevar a cabo?
• ¿Quiénes van a participar en él?

La respuesta a este tipo de preguntas es lo que nos permitirá definir adecuadamente nuestro plan de proyecto. Pero ¿qué más debemos tener en cuenta? Vamos a ver a continuación algunas de las claves más importantes al respecto.

Clave #1: el plan de proyecto dentro de la empresa

Toda empresa dispone de una misión, una visión y unos valores corporativos que forman los pilares sobre los que se sostiene. Si los rompemos, habrá consecuencias negativas como pueden ser la desorientación de nuestro target o la pérdida de los clientes ya fidelizados.

Por lo tanto, todo proyecto que llevemos a cabo dentro de la empresa, es decir, bajo el nombre de una marca, debe respetar la misión, visión y valores de dicha marca. Si se diese el caso de que el proyecto que queremos desarrollar no comulga con ellos, debemos plantearnos la posibilidad de crear una marca nueva, específica para ese proyecto y públicamente independiente de nuestra empresa. Piénsalo así: ¿qué ocurriría con la percepción que la gente tiene de Inditex si ahora mismo se pusiese a distribuir helados?

En definitiva: el plan de proyecto debe tener muy en cuenta la misión, la visión y los valores de la empresa y, en caso de no coincidir con ellos, tomar un camino propio.

Clave #2: la flexibilidad del plan de proyecto

Como comentábamos al principio, el plan de proyecto sirve como una hoja de ruta que nos guía y evita que perdamos el rumbo durante la ejecución del mismo. Sin embargo, no debemos pretender que sea siempre una herramienta rígida. Habrá ocasiones en las que las circunstancias varíen y en las que debamos revisar nuestro plan de proyecto para adaptarlo a dichos cambios. Esto no es echar por tierra el trabajo realizado, sino encauzarlo para que la nueva situación no derrumbe todo lo que hemos progresado hasta el momento.

Es por ello que la creatividad y la flexibilidad de pensamiento deben estar presentes no solo en el propio plan de proyecto, sino también en la mentalidad de las personas que forman parte de él. Serán ellas quienes deberán tomar decisiones flexibles en el momento en que la situación lo requiera.

Clave #3: medición y retroalimentación

Una vez que conseguimos desarrollar nuestro proyecto hasta su terminación, ¿ha llegado el punto final? Eso depende de si queremos que el proyecto muera en ese momento o si queremos que continúe vivo y creciendo durante más años. La segunda opción suele ser la más habitual.

Para lograr que siga vivo, debemos contemplar en nuestro plan de proyecto fórmulas y herramientas de medición y de retroalimentación que nos permitan responder a preguntas como:

• Respecto al target del proyecto, ¿qué diferencias objetivas hay entre el momento en que empezamos a elaborarlo y el momento en que lo finalizamos? Por ejemplo, entre las expectativas generadas y satisfechas.
• También respecto al target, ¿qué diferencias hay entre el momento en que dimos el proyecto por finalizado y ahora mismo? (después de haber transcurrido X semanas, meses, años…)
• ¿Qué previsiones hay acerca de cómo el proyecto será percibido y/o consumido por su target dentro de X semanas, meses, años… si no destinamos más esfuerzos y recursos a él?
• ¿Y si destinamos más esfuerzos y recursos?

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