Project Monitoring, una herramienta para gestionar el riesgo
El Project monitoring o monitorización de proyectos, es una herramienta que permite controlar la evolución de los proyectos y compararlo con el diseño original. Gracias a este proceso podrás observar si el proyecto se desarrolla según lo planificado. La monitorización constituye un instrumento de control a través del cual obtener información fiable y de calidad, de manera sistemática. Información que te capacitará para tomar las decisiones y aplicar las medidas oportunas en cada momento.
Existen diferentes factores y circunstancias que pueden poner en riesgo el éxito de un proyecto. Para poder detectarlos y ofrecer una solución eficaz, es preciso, además del diseño de un plan de gestión de riesgo eficaz, un seguimiento y control continuo del proyecto. A través de este monitoreo, se controla el desarrollo de cada una de las actividades que componen el proyecto, la disposición y efectiva distribución de recursos, el cumplimiento de los plazos establecidos y el cumplimiento de todas las condiciones necesarias para el desarrollo eficaz del proyecto.
Este control permanente se lleva a cabo por medio de una serie de actividades de gestión, que permite conocer en todo momento la evolución del proyecto, además de detectar las desviaciones del plan original o prevenir futuros riesgos. Sin embargo, para que la monitorización de proyectos sea una herramienta realmente eficaz, se debe llevar a cabo un seguimiento permanente y consciente de las actividades. Sólo así se podrá prever a tiempo las amenazas para tomar las decisiones necesarias. Sin embargo, este proceso de verificación continua, no sólo facilita la identificación de amenazas. También ofrece la oportunidad de observar oportunidades y logros.
Este proceso de monitoreo debe comenzar por un análisis exhaustivo previo al proyecto, con el fin de detectar los posibles riesgos que puedan surgir durante su desarrollo y establecer un plan de respuesta. Además, se deben seleccionar indicadores que ayuden al seguimiento, control y evaluación del proyecto, relativos tanto a los plazos, los procesos y actividades que conforman el proyecto, los recursos, los fondos económicos y otras condiciones cuyo incumplimiento pongan en grave riesgo al proyecto. El monitoreo, además, debe ir acompañado de un informe de seguimiento periódicos, donde se registre y analice la evolución del proyecto y las decisiones tomadas.
Este informe te permitirá demostrar el trabajo realizado ante tus clientes, socios o inversores, además de observar y comparar la evolución del proyecto.
Ventajas del Project monitoring
El seguimiento y control de las actividades ofrecen una serie de ventajas a los gerentes de proyectos, que les facilita:
- La toma de decisiones. Al detectar que el proyecto no evoluciona según lo planificado, el director puede modificar o reajustar el plan original, con el fin de mejorar el proceso.
- Mostrar los resultados. Uno de los requisitos para una eficaz monitorización, es la emisión periódica, normalmente suele ser mensual, de informes de seguimiento, en los que se detalla la evolución del proceso y facilita mostrar los resultados que se van obteniendo en cada momento.
- Mejorar los procesos. Gracias a la prevención y la toma de decisiones a tiempo los procesos se pueden mejorar de manera continua y ponerlos en práctica en futuras experiencias.
- La evaluación de los procesos. A través de este seguimiento y control se está evaluando de manera continua cada una de las fases y elementos del proyecto.
