Proyectos globales: cómo hacerlos funcionar
Ya no existen demasiados obstáculos físicos que impidan la realización de proyectos globales. La colaboración instantánea global, el transporte de recursos de bajo costo y un acceso casi universal al conocimiento han ampliado los horizontes de las organizaciones y los mercados de consumo. Al mismo tiempo, sin embargo, ahora se presentan nuevos desafíos que el Director de un Proyecto global debe hacer frente. La combinación de nuevas tecnologías y prácticas tradicionales es la clave para superar retos relacionados con los idiomas, las diferencias culturales o los cambios horarios.
Las diferentes culturas pueden complementarse entre sí, pero también es posible que aparezcan tiranteces. La gestión de proyectos globales es una prueba continua de búsqueda del equilibrio. Planificar en consecuencia, estar preparado para adaptarse rápidamente y contar con las herramientas adecuadas son tres de los elementos básicos para lograr el éxito en un proyecto de este tipo. Además, es conveniente:
1. Acercarse a las diferencias culturales: no existe un enfoque de negocio mejor ni peor que otro. La riqueza de la globalización reside en la combinación de diferentes modos de alcanzar un mismo fin. hay que tener en cuenta que, en un entorno internacional, siempre existirán diferencias, por lo que se debe permanecer activo en la comprensión de las que van apareciendo y tomarlas como una oportunidad, no como un inconveniente.
2. Normalizar la cultura de trabajo: si bien la comprensión de las diferencias culturales es crucial para el éxito del proyecto, también es aconsejable establecer normas en cuanto a los convenios de reuniones, actualizaciones de estado y expectativas de trabajo. No hay que asumir que todos los miembros del equipo las interpretarán de la misma forma. Es preferible establecer pautas desde el principio, vocalizar las expectativas y estar disponible para resolver cualquier duda. De esta forma se eliminan tensiones y se evitan malentendidos. A la vez que hay que ser consciente de las diferencias culturales, también hay que conocer las diversas metodologías de trabajo, ya que sólo así se pueden salvar las diferencias de la manera más positiva posible.
3. Implantar un lenguaje común: generalmente el inglés es el idioma de los negocios, aunque no siempre se puede garantizar que todos los miembros del equipo lo hablan correctamente. En un entorno multicultural típico de un proyecto globalizado, si resulta imposible establecer un idioma base para la comunicación oral, puede resultar conveniente planificar los intercambios de información de forma escrita. Otra alternativa es incorporar la figura de intérpretes que asistan en las reuniones.
4. Gestionar distintos calendarios: cuando los miembros del equipo se reparten por todo el mundo, puede ser casi imposible encontrar días en los que todos ellos estén disponibles a la vez. Para evitar este tipo de complicaciones, el Director de proyectos globales debe interesarse por los calendarios laborales de cada región y país, la duración de la jornada laboral y la media de horas que se pueden trabajar por semana, según dicte la ley en cada destino. Con todos estos datos, se puede crear un calendario de grupo de forma anticipada, que aumentará las posibilidades de encontrar esos días donde es factible coincidir para tratar asuntos relevantes.
5. Celebrar reuniones: la interacción entre los miembros del equipo es fundamental para resolver dudas, reforzar el sentimiento de pertenencia a un grupo y el compromiso con las metas de proyecto. Cuando las reuniones en persona no son posibles, por los costes, incompatibilidad de agendas u otro tipo de dificultades propias de proyectos globales, hay que echar mano de las modernas herramientas de gestión de proyectos, como el chat en línea y las videoconferencias, que permiten el encuentro personal, en términos virtuales, con la frecuencia deseada.
