¿Qué hace en realidad un gestor de proyectos?

Sea cual sea el ámbito en el que trabajes como gestor de proyectos existen una serie de puntos clave en el ejercicio de tu trabajo que te ayudarán a poner en práctica tu rol con un mayor grado de satisfacción. A pesar de que, en cada momento, las tareas puedan variar, estos consejos dirigirán tu labor como gestor de una manera efectiva y profesional De modo resumido, este es el día a día de un gestor de proyectos:

Planificar constantemente

La labor de un gestor de proyectos comienza pronto y siempre revisando el correo. Este es el momento en el que pueden priorizarse con la tranquilidad de que aún no ha comenzado la vorágine del día. El número de correos a los que hay que contestar es abundante y son variadas las decisiones que tienes que tomar, desde normas básicas de funcionamiento hasta aportes de ideas o aprobaciones importantes. En esta labor, en principio sencilla, es necesario aplicar todos los requisitos de priorización y toma de decisiones que organicen el trabajo de la manera más efectiva. Aunque ya haya realizado una planificación general al principio del proyecto, el gestor tendrá que replanificar a menudo, al menos cada vez que surge un acontecimiento que impacta directamente en alguno de los ámbitos principales del proyecto: duración y coste.

Coordinar al equipo

Las reuniones de coordinación forman parte del día normal de un gestor de proyectos. En ellas, el gestor debe asegurarse de mantener un diálogo que resulte positivo entre todos los asistentes para desempeñar su tarea y la de su equipo de trabajo. Para ello, será necesario que guíe la comunicación tanto hacia los aspectos más importantes del trabajo como hacia aquellos detalles que parezcan menos importantes, así como facilitar en el equipo la discusión el intercambio de opiniones sobre el proyecto. Una vez que se ha recogido toda la información necesaria, es el momento de establecer el marco de trabajo que va a tener en cuenta todos los aspectos y problemas discutidos, progresos hechos, etc. Es el momento de asignar tareas a las personas del equipo y tratar de resolver los problemas prioritarios. La labor de mantener unos buenos flujos de comunicación con el equipo de trabajo es la base de un buen gestor de proyectos. Será necesario que la relación entre el equipo y el gestor sea lo suficientemente efectiva, personal y comprometida para que pueda confiar en el trabajo que realiza su equipo y responder a cualquiera de sus requerimientos.

Tomar decisiones

Se puede entender el gestor como el eje central de un proyecto. Sobre él está la supervisión de su jefe, bajo su paraguas tiene a su equipo y al otro lado de la empresa a su cliente. Es por definición la persona que mayor visión global tiene del conjunto del proyecto. Por ello, asume gran parte de responsabilidad en la toma de decisiones. Estas decisiones variarán dependiendo de la función del gestor y de la filosofía de la compañía para la que trabaje, pero impactarán directamente en el éxito o fracaso del proyecto.

Realizar seguimiento del proyecto

El gestor de proyectos debe tener la capacidad de exponer a su equipo el momento de trabajo en el que están. De la misma forma, debe exigirles feedback sobre cada una de las acciones planificadas que están ejecutando. En este sentido, una comunicación del trabajo clara, sencilla y dirigida será una de las claves en las habilidades de un gestor de proyectos. Por otro lado, y aunque resulte tedioso, escribir  informes detallados es el quid para un trabajo posterior de revisión que sea rápido y práctico.

Vigilar los costes del proyecto

Otro aspecto clave dentro del seguimiento general y tarea diaria del gestor de proyectos será estar atento a la distribución correcta del presupuesto. La desviación de costes es uno de los motivos de fracaso más habituales de un proyecto, por ello es una tarea tan importante y sobre la que el gestor debe estar preparado para reaccionar y corregir.

Elaborar planes de contingencia

Siempre hay que tener un plan B. Tener la posibilidad de cambiar el rumbo de los acontecimientos a través de un nuevo procedimiento de actuación es una tarea creativa para la que debe estar preparado un gestor de proyectos.