¿Qué tipos de presupuestos existen y cuál es el mejor para tu empresa?
Pese a que en esencia se trata de un documento que detalla la relación de un producto con su valor monetario, así como otras cuestiones relacionadas con la negociación que se efectúa —cantidad, plazos de entrega, modo de pago, impuestos—, el presupuesto puede presentar variantes significativas. De la misma manera que no todas las negociaciones son iguales, no existe un modelo de presupuesto único. Entre más compleja sea la transacción que en él se detalla, mayores serán sus componentes de cara a otorgar claridad a las partes involucradas. Una primera clasificación establece cuatro parámetros básicos a la hora de comprender y estudiar los rasgos más destacados de los presupuestos: a) Según su flexibilidad (rígidos o variables). b) Según el período que cubran (a corto, mediano o largo plazo). c) Según el campo de la empresa (económicos o de tesorería). d) Según el sector al que vayan dirigidos (sector público o sector privado).
Los tipos de presupuestos más comunes. ¿Cuándo usarlos?
No obstante, esta primera clasificación resulta demasiado genérica si lo que se pretende es fijar la vista en los modelos de presupuestos más usados en la actualidad. De acuerdo a este último parámetro, existen cuatro modelos básicos. Lo anterior no quiere decir que sean los únicos o que adquieran la categoría de cánones en temas contables y financieros. De hecho, es posible que en algunos casos se mezclen unos con otros o que se empleen elementos de determinado modelo para completar el de otro. La elección depende de las necesidades del contexto.
1. Flujo de caja:
Este modelo de presupuesto permite hacer un seguimiento constante al flujo de caja de una empresa. La metodología es relativamente sencilla: desglosar cada ingreso o gasto y, al final, valorar si el negocio es productivo en términos económicos. Para garantizar el éxito de este método, es indispensable acotar el tiempo a desglosar en el presupuesto, como por ejemplo un mes, una quincena o una semana. Es recomendable para negocios pequeños y en los que el arqueo no resulte una tarea demasiado compleja.
2. Ventas e ingresos:
Similar al modelo anterior, el presupuesto de ventas e ingresos incluye en el documento la descripción de cada una de las cantidades que ingresan y el destino de las que salen. También realiza un balance final sobre los ingresos generales del negocio y del dinero que queda en caja en calidad de beneficios.
3. Producción:
Es uno de los tipos de presupuestos más empleados, sobre todo en las operaciones de compraventa. En él, una de las partes detalla a la otra el coste del servicio o producto que suscita su interés. El documento debe enunciar elementos como materias primas, insumos, herramientas, maquinarias, costes de mano de obra y, si es el caso, gastos en el trabajo subcontratado. Este modelo resulta especialmente útil para las operaciones comerciales demasiado complejas.
4. Maestro:
El presupuesto maestro, como su nombre lo indica, es aquel que contiene a todos los otros modelos de presupuestos. Por ejemplo, se utiliza en las grandes organizaciones para obtener datos globales y valores netos totales. La información de cada presupuesto es analizada y se adjunta en un único documento. Su utilidad suele estar reservada para los cierres fiscales anuales o de períodos contables largos.