¿Sabes cómo crear una hoja de presupuestos?
La principal función de un presupuesto es relacionar los gastos y los ingresos netos de una empresa, negocio o proyecto durante un tiempo específico. De esta relación surge un tercer concepto: los beneficios netos. Cada presupuesto es único en sí mismo: posee particularidades que se derivan de las características del producto o servicio, la naturaleza del negocio, los gastos variables o fijos, las fuentes de ingresos, el volumen de ventas, las condiciones socio-demográficas del mercado, las proyecciones, entre otros aspectos. Sin embargo, también son iguales en esencia: todos buscan mejorar la rentabilidad de los negocios y realizar proyecciones en función de los objetivos propuestos. Nadie hace un presupuesto porque sí: detrás de ellos siempre está la idea de optimizar y sacar el mayor provecho de un estado de cuentas.
Para la creación de una hoja de presupuestos, los expertos en emprendimiento parecen coincidir en la puesta en marcha de siete pasos fundamentales:
- El primer paso consiste en definir el formato o programa informático en el cual se redactará el documento, que en la medida de lo posible debe ser escrito. Esto no sólo le otorga formalidad y mayor seriedad al proceso, sino que además contribuye a que el documento perdure y sea referencia para otros que se realicen en el futuro. De hecho, una vez concluida su elaboración, lo ideal es archivarlo.
- Lo siguiente es elaborar columnas para las fuentes de ingresos que tengan lugar en el período presupuestado. Cuando se trata de empresas o negocios, lo ideal es sacar un monto medio de ingresos derivado de los últimos períodos similares, dado que el nivel de beneficios no todos los meses es el mismo. Además, se deben tener en cuenta otros condicionantes, como por ejemplo los de tipo temporal o estacional.
- Se debe crear, asimismo, una subcategoría de ahorros en la que se definan los montos destinados a cosas concretas: cuenta de emergencia, jubilación, entre otros. Estos ahorros se restan al monto de los beneficios.
- En esa misma hoja, es preciso definir los gastos netos del negocio. Hay dos tipos de gastos: los variables y los fijos. Los primeros, como su nombre lo anuncia, son aquellos que no sufren variaciones en cuanto al monto: alquiler del local, impuestos de propiedad o funcionamiento, nóminas de empleados, cuotas de la Seguridad Social, etc. Los variables, por el contrario, presentan modificaciones.
- Dentro de esta misma categoría, si cabe, pueden precisarse otros gastos como los préstamos a terceros o la financiación a través de entidades crediticias. La razón de que tengan una columna independiente en el presupuesto pasa por llevar un control más detallado de los mismos.
- Es recomendable añadir una tercera subcategoría de gastos orientados a cubrir imprevistos. Muchos negocios no lo hacen y se ven en la necesidad de destinar buena parte de sus beneficios a solventar dichas situaciones. En este apartado caben las contrataciones de servicios externos como asesorías, consultorías, acompañamiento en asuntos legales, contabilidad, reparación, mantenimiento, entre otros.
- Relacionar los dos principales grupos de la hoja de presupuesto: gastos e ingresos. El resultado es el beneficio neto. Es decir, aquello que quedará en caja una vez concluya el período contemplado. Si es negativo, lo más recomendable es revisar cada uno de los apartados de modo que las cuentas sean compatibles. Si, en cambio, es positivo, da una idea de lo productivo que puede ser aquel período, además de ofrecer la posibilidad de realizar nuevas proyecciones.
