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¿Se puede subcontratar la gestión de un proyecto?

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El outsourcing o subcontratación de personal a través de otras empresas es un recurso que se utiliza muy a menudo en la gestión de proyectos. Sucede, sobre todo, en casos muy concretos:

  • Cuando la empresa no puede permitirse o no quiere asumir gastos fijos de estructura muy altos. De esta manera, cuando un proyecto termina, la relación contractual con el personal subcontratado también. Es una forma más flexible de contratar y despedir de acuerdo con el volumen de proyectos.
  • Cuando se produce un momento puntual de mucho trabajo. Por ejemplo, si tu empresa gana varios proyectos a la vez a los que debe responder rápidamente y no tiene recursos suficientes. Los procesos de captación y contratación de perfiles específicos son largos y complicados, por lo que recurrir a la subcontratación de una empresa externa es una solución rápida y eficaz en un primer momento.
  • Para delegar tareas de poco valor. De esta manera, el personal subcontratado se destina a esas tareas, mientras que el personal propio de la empresa, generalmente más cualificado, es asignado a tareas de más valor dentro de los proyectos.
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Subcontratar tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. La posibilidad de subcontratar existe siempre, pero tendrás que pensar bien en qué casos no te conviene hacerlo:

  • Cuando el proyecto, o las tareas para las que piensas subcontratar, son críticos para tu empresa.
  • Cuando el proyecto tiene mucha relación con otros proyectos dentro de la compañía.

¿Por qué en estos casos subcontratar no es recomendable? Piensa en la situación. Comienzas un proyecto y gran parte de tu equipo es subcontratado. Cuando la carga de trabajo disminuye, no puedes mantenerlos, de manera que se marchan a otros proyectos, de otras empresas. No son empleados de tu empresa y, por tanto, se llevan el conocimiento del proyecto con ellos. Cuando surjan problemas, dudas o cuestiones para las que hay que tener un histórico de lo que ha sucedido, parte de esa información ya no estará a tu alcance. Otra cuestión añadida es el tema del compromiso. Los empleados que llevan tiempo en una empresa han interiorizado su filosofía, se han formado en una manera concreta de trabajar y están alineados con la estrategia de negocio. Los recursos externos, que hoy están y mañana ya no, tienen tendencia a estar menos comprometidos, con lo que el coste de supervisión y motivación de estas personas por parte del gestor de proyectos es mucho mayor. De este modo, aunque la subcontratación puede resultar barata en un principio, a la larga pasa su factura. Puede ser una buena opción en casos concretos, como proyectos o tareas independientes que no tienen relación con otros proyectos dentro de la compañía y que no son críticos para el negocio. En estos casos, delegar la responsabilidad del proyecto en otra empresa subcontratada puede solucionar un problema y liberarte de un estrés añadido. En todo caso, cuando tengas que tomar una decisión de este tipo, piénsalo bien. Valora todas las posibilidades y utiliza la subcontratación solo como último recurso.

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