¿Se puede subcontratar la gestión de un proyecto?

El outsourcing o subcontratación de personal a través de otras empresas es un recurso que se utiliza muy a menudo en la gestión de proyectos. Sucede, sobre todo, en casos muy concretos:

Cuando la empresa no puede permitirse o no quiere asumir gastos fijos de estructura muy altos. De esta manera, cuando un proyecto termina, la relación contractual con el personal subcontratado también. Es una forma más flexible de contratar y despedir de acuerdo con el volumen de proyectos.
Cuando se produce un momento puntual de mucho trabajo. Por ejemplo, si tu empresa gana varios proyectos a la vez a los que debe responder rápidamente y no tiene recursos suficientes. Los procesos de captación y contratación de perfiles específicos son largos y complicados, por lo que recurrir a la subcontratación de una empresa externa es una solución rápida y eficaz en un primer momento.
Para delegar tareas de poco valor. De esta manera, el personal subcontratado se destina a esas tareas, mientras que el personal propio de la empresa, generalmente más cualificado, es asignado a tareas de más valor dentro de los proyectos.

Subcontratar tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. La posibilidad de subcontratar existe siempre, pero tendrás que pensar bien en qué casos no te conviene hacerlo:

Cuando el proyecto, o las tareas para las que piensas subcontratar, son críticos para tu empresa.
Cuando el proyecto tiene mucha relación con otros proyectos dentro de la compañía.

¿Por qué en estos casos subcontratar no es recomendable? Piensa en la situación. Comienzas un proyecto y gran parte de tu equipo es subcontratado. Cuando la carga de trabajo disminuye, no puedes mantenerlos, de manera que se marchan a otros proyectos, de otras empresas. No son empleados de tu empresa y, por tanto, se llevan el conocimiento del proyecto con ellos. Cuando surjan problemas, dudas o cuestiones para las que hay que tener un histórico de lo que ha sucedido, parte de esa información ya no estará a tu alcance. Otra cuestión añadida es el tema del compromiso. Los empleados que llevan tiempo en una empresa han interiorizado su filosofía, se han formado en una manera concreta de trabajar y están alineados con la estrategia de negocio. Los recursos externos, que hoy están y mañana ya no, tienen tendencia a estar menos comprometidos, con lo que el coste de supervisión y motivación de estas personas por parte del gestor de proyectos es mucho mayor. De este modo, aunque la subcontratación puede resultar barata en un principio, a la larga pasa su factura. Puede ser una buena opción en casos concretos, como proyectos o tareas independientes que no tienen relación con otros proyectos dentro de la compañía y que no son críticos para el negocio. En estos casos, delegar la responsabilidad del proyecto en otra empresa subcontratada puede solucionar un problema y liberarte de un estrés añadido. En todo caso, cuando tengas que tomar una decisión de este tipo, piénsalo bien. Valora todas las posibilidades y utiliza la subcontratación solo como último recurso.