Seguimiento de proyectos, una herramienta infalible para el control de la empresa
Las compañías de hoy día están inmersas en un mercado cada vez más globalizado y muy competitivo. En estos entornos, el papel de los directores de proyectos es cada vez más importante, ya que ellos marcarán el éxito o fracaso de los procesos y permitirán asegurar los resultados y beneficios de cada plan que se lleve a cabo.
Una de las fases más importantes dentro de la gestión de proyectos es el seguimiento, ya que es la mejor vía para garantizar la calidad de los mismos. Por lo tanto, el seguimiento de proyectos debe formar una parte esencial del día de estos profesionales.
Un procedimiento eficaz para el seguimiento y control de las actividades empresariales debe siempre contemplar un conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las fases del proyecto establecidas durante la planificación del mismo.
Su propósito es proporcionar datos reales del progreso del proyecto, con el fin de que sus responsables puedan llevar a cabo las acciones necesarias si alguna de las actividades o tareas contempladas ha sufrido modificaciones. Se trata, en definitiva de estar preparados para resolver problemas y hacer los ajustes necesarios.
Funciones del responsable del seguimiento de proyectos
El director de Proyectos no sólo es el encargado de controlar la eficaz ejecución de las tareas, sino de llevar a cabo el seguimiento de todo el proceso, desde su diseño hasta su finalización.
Una de las principales tareas de estos responsables es la recopilación de todo tipo de información relacionada el proyecto. Es el llamado informe de seguimiento. En él, el director se apoyará para llevar a cabo decisiones inteligentes que marquen el proceso.
Hay una serie de decisiones que nunca deben faltar en este documento, pero las 4 más importantes son:
- Decidir qué se debe monitorizar y evaluar
- Elegir los indicadores clave que se utilizarán en el seguimiento del proyecto
- Organizar la recolección de información
- Analizar e interpretar los datos
Además, para asegurar que la información generada por el proceso de seguimiento y evaluación sea utilizada de modo efectivo en la toma de decisiones, el director del proyecto deberá incluir entre sus funciones las siguientes:
- Indicar y comunicar el grado de progreso del proyecto.
- Informar de las incidencias, riesgos o imprevistos que puedan surgir.
- Proponer un plan de acciones a realizar para estos cambios.
- Establecer las fechas de los hitos de cada proyecto y confirmar las mismas periódicamente.
Todas estas capacidades deben renovarse. Las tecnología y la globalización hacen que los conocimientos de un director de proyectos queden obsoletos en poco tiempo. Por ello, de cara a tener las habilidades necesarias para realizar un seguimiento de proyectos eficaz, es fundamental recibir una completa y actualizada formación, como la ofrecida en un Máster en Project Management.
Se trata de estudios avanzados cuyo objetivo es que estos profesionales sean capaces de desarrollar con alta capacidad tareas imprescindibles para la gestión de proyectos. Las más destacables son:
- Dirigir proyectos complejos de forma eficiente y eficaz.
- Liderar a los equipos de trabajo desarrollando habilidades directivas y técnicas de gestión de recursos humanos y materiales.
- Alinear las necesidades actuales de las empresas en la dirección de proyectos con las más avanzadas prácticas del mercado.
- Iniciar la preparación a los exámenes de certificación Project Management Professional (PMP)® i PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)® del PMI.
- Obtener unos conocimientos prácticos, actualizados y totalmente aplicables a la realidad de las necesidades en gestión de proyectos de las organizaciones.
