Veni, vidi ¿vici?: el director de proyectos, los problemas y el fracaso
El director de proyectos es el encargado de resolver todas las situaciones complicadas que se producen en el curso de la fase de ejecución. Los problemas, en ocasiones, se suceden y, casi sin dar tregua, consiguen dejar exhaustos y sin recursos a los project managers menos preparados o experimentados.
Desde las más que habituales cuestiones de personal hasta los errores humanos, desde los miles de motivos por los que los clientes pueden no estar satisfechos, hasta las expectativas poco realistas que hacen que una situación explote en el peor momento... Gastos desmedidos, retrasos, problemas de calidad, fallos en los entregables...y todo desde el mismo comienzo de la fase de iniciación. Ser director de proyectos es tener claro que la rutina no va a ser un camino de rosas.
¿Qué se espera del director de proyectos?
Antes de pensar en lo que puede ir mal, siempre hay que tener claro cómo se espera que algo se desarrolle. En este caso, el rol del director de proyectos. Su misión abarca muchas actividades, entre ellas:
Planificación y definición del alcance de proyecto.
- Planificación y secuenciación de actividades.
- Planificación de recursos.
- Estimación de plazos.
- Estimación de Costos y desarrollo de un presupuesto.
- Análisis y gestión de riesgo.
- Control de calidad.
- Monitorización del progreso de proyecto.
- Liderazgo y representación de la organización.
En todas estas tareas pueden surgir problemas o cuestiones de difícil resolución a las que habrá que enfrentarse con los recursos y capacidades disponibles.
La misión (im)posible del director de proyectos
Independientemente de cuál sea el problema, hay que buscar una solución. Recurrir a la propia experiencia, a las lecciones aprendidas de otros proyectos, a lo dispuesto en la planificación o, directamente, al plan de contingencia son algunas de las opciones más habituales entre quienes ostentan el rol de director de proyectos y se ven abocados al abismo del desconcierto repentinamente.
Pero, para que la marcha del proyecto no se vea afectada, existen una serie de reglas de oro que pueden cambiar la cara de un director de proyectos en apuros. Son las siguientes:
1. Más vale prevenir que curar: y mejor temprano que tarde o nunca. Hay que enfrentarse a los problemas cuanto antes, de otra forma, éstos pueden crecer y multiplicar sus efectos negativos.
2. Sin paños calientes: hay que enfrentarse a los problemas de cara. En este caso no hay que delegar ni refugiarse en la burocracia. Se trata de analizar el problema y tomar la decisión más rápida y eficiente posible.
3. Sin medias tintas: y con decisión. Evaluar, decidir e implementar. Siempre de forma coherente pero resuelta, sólo así se ataja los problemas de raíz.
4. Dejando constancia: el director de proyectos debe documentar todo lo relacionado con el problema en cuestión, tanto para ayudar al resto de afectados a comprender al situación, como para que engrose las lecciones aprendidas, una vez pasado y aumente el conocimiento de otros project managers.
...y si el director de proyectos se ve acorralado
El director de proyectos ha trabajado duro, también lo ha hecho su equipo. Juntos se han enfrentado a la adversidad y... han salido perdiendo. No es el fin del mundo. De hecho, es lo que pasa en casi las tres cuartas partes de los proyectos que se ponen en marcha.
En una situación de este tipo, el papel del director de proyectos es mostrar a la empresa que:
1. Ha aprendido del fracaso.
2. Ha sabido tomarlo deportivamente, sin protagonizar actuaciones de las que arrepentirse después.
3. Mantiene la confianza en sí mismo que tenía al principio del proyecto y la madurez necesaria para admitir los propios fallos.