10 pasos para elaborar una buena oferta de proyecto

Como tratamos en un post anterior, todo proyecto empieza por la etapa de venta, el proceso mediante el cual convencemos a nuestro cliente, sponsor o usuario, de las bondades del producto o servicio que pretendemos elaborar, así como de nuestras propias capacidades para llevarlo a cabo con éxito. En plazo y tiempo comprometidos, con la calidad acordada. En este post os daremos 10 pasos clave en la generación de una buena oferta, ¡para maximizar nuestras opciones de venta!

El mecanismo por el que materializamos una venta de proyecto es una “propuesta”, o una “oferta”. Mediante la oferta demostramos nuestra percepción del trabajo a realizar, y exponemos nuestras habilidades y capacidades. Según el “Handbook for Writing Proposals”, de Robert Hamper y Sue Baugh, una propuesta es…

“Principalmente [una propuesta es] un discurso de venta, que busca definir un problema y/o una oportunidad de un cliente, y convencerle de las habilidades de nuestra compañía en proporcionar soluciones y estrategias.”

A grandes rasgos, ¿Cómo definiríamos una oferta o propuesta, qué características tiene? Como primeras ideas podríamos decir lo siguiente:

• Es un documento hacia el cliente, confidencial en muchos casos.
• Es la base contractual de nuestro proyecto posterior, y por lo tanto una referencia esencial para la firma del contrato.
• Es un instrumento de la venta, tanto su realización como su presentación.
• Establece un marco de relación con el cliente.

El contenido de una oferta debe atender estas preguntas clave:

¿Cuál es el proyecto (producto o servicio) a desarrollar/implantar? (Identificar el trabajo).

¿Por qué el proyecto es necesario? (Justificar el trabajo).

¿Cómo lo vamos a desarrollar? (Identificar y justificar los métodos).

¿Quién lo va a desarrollar? (Identificar y justificar organización y equipo de proyecto).

¿Cuándo será desarrollado y entregado? (Identificar y justificar las fases del trabajo).

¿Dónde tendrá lugar? (Identificar y justificar los recursos (humanos y materiales) disponibles y necesarios).

¿Cuánto costará? (Identificar y justificar los costes presupuestados).

Una buena oferta debe detallar de forma precisa el “qué”, “cómo”, “quién”, “cuando”, “dónde”, “cuánto”

En este contexto, y para englobar estos puntos, os proponemos pues seguir estos 10 pasos esenciales en la elaboración de vuestras ofertas de proyecto:

1. Obtenemos información necesaria sobre el cliente y el entorno.
2. Nos aseguramos que entendemos la solución requerida por el cliente (o propuesta por nosotros).
3. Profundizamos en el conocimiento de nuestros interlocutores, el/los comprador/es.
4. Planificamos y establecemos las líneas de base del proyecto, de acuerdo a las mejores prácticas de A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) (Grupos de Procesos Iniciación y Planificación). Esta fase es primordial, es donde cuantificamos recursos, riesgos, beneficios... Y también se establecen los mecanismos de aceptación, control y seguimiento. En definitiva, ¡se elaboran todas las líneas de base del proyecto!
5. Proponemos un marco legal para la colaboración entre ambas partes.
6. Establecemos compromisos y obligaciones, de cara al cliente y a nuestra propia organización. Serán sujetos a la negociación posterior a la presentación de la oferta.
7. Empezamos a gestionar adecuadamente las expectativas del cliente, concretamente qué es lo que espera el cliente de este trabajo y qué es lo que acorde el precio, tecnología, recursos, etc., va a obtener. Es muy importante evitar la sobreventa, ya que nos situará en un escenario de expectativas erróneas, con lo que el proyecto posterior producirá con toda probabilidad insatisfacción en el cliente. A pesar de cumplir lo que estrictamente hayamos ofertado, el cliente podía esperar algo más, debido a una sobreventa errónea en esta fase.
8. Demostramos nuestras capacidades de realizar el proyecto con éxito, no sólo por la calidad de los planes de proyecto planteados, sino referenciando si es necesario trabajos similares y/o referencias de cliente. Se deben vender los planes, pero también la experiencia y confiabilidad.
9. Comunicamos con eficacia nuestra propuesta. ¡Persuadir es el elemento clave! No sólo demostrar que se puede resolver el problema, sino que se puede resolver mejor que otros. Y la comunicación comprende parte escrita y oral.
10. Preparamos la propia negociación de la oferta, planteando escenarios “what-if” (qué pasa si?); distintas alternativas que el cliente puede considerar en el balance de alcance, tiempo, coste, calidad, riesgos… Se trata de preparar una negociación técnica y económica conjuntamente.

Cada uno de estos 10 pasos podría requerir de un trabajo intenso… Pero si los seguimos, maximizaremos dos cosas: las opciones de venta, y las opciones de que el futuro proyecto nazca en la buena dirección. ¡Esperamos que los encontréis útiles!

Descubre el Máster online en Project Management de OBS, con reconocimiento internacional.

PMBOK is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.