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Checklist proyecto: los esenciales

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Un project manager no necesita de uno, sino de infinidad de checklist proyecto para poder ejercer su labor con total garantía de éxito: evitando errores, reduciendo los lapsos y descuidos y minimizando el riesgo. Un proyecto es un entorno muy cambiante y tener una guía a la que poder acudir para poner un poco de orden en el caos resulta de gran utilidad. A la hora de confeccionar las distintas plantillas de gestión de proyectos es muy recomendable preparar un checklist proyecto previo, inspirado en las cuestiones más relevantes que se conozcan, en base a la experiencia a lo largo de la carrera profesional como Project Manager y a la formación especializada recibida.


 


Checklist proyecto: la preparación


Antes de lanzarse a la búsqueda o elaboración de diferentes plantillas que den soporte a la gestión, merece la pena invertir un poco de tiempo en plantearse las preguntas que ayudan a confeccionar un buen checklist proyecto que sirve de estructura para cualquier otra herramienta. Las que no pueden faltar son las siguientes:


1.Recursos



  • Recursos disponibles

  • Recursos necesarios.

  • Recursos empleados en proyectos anteriores similares.

  • Lecciones aprendidas aplicables de proyectos anteriores equiparables.


2. Cuestiones ejecutivas



  • Relación del proyecto con el plan estratégico.

  • Relación con prioridades de negocio.

  • Incidencia en la posición competitiva de la organización.


3. Administración



  • Responsable del proyecto.

  • Líneas de comunicación.

  • Métodos de presentación de informes.

  • Estructuras necesarias.

  • Frecuencia de las reuniones.

  • Dotación de personal actual.

  • Necesidad de contrataciones.

  • Necesidad de recurrir a consultorías externas.

  • Formación necesaria para los equipos.


4. Finanzas



  • Coste estimado del proyecto.

  • Presupuesto del proyecto.

  • Modos de financiación.

  • Beneficios potenciales.

  • Existencia de sponsors.

  • Plazo de entrega.

  • Existencia de penalizaciones por retrasos.


5. Calidad



  • Medios de monitorización del progreso.

  • Fuentes de verificación.

  • Indicadores clave de gestión.

  • Responsables de la recogida de métricas.

  • Periodicidad de los informes.


6. Política



  • Consideraciones sobre las partes interesadas.

  • Identidad de los accionistas.

  • Identidad de los miembros de los equipos.

  • Identidad de los proveedores.

  • Identidad del cliente.


7. Legal



  • Normativa aplicable.

  • Legislación especial aplicable.

  • Reglas internas aplicables.


8. Espacio / Instalaciones / Equipo



  • Instalaciones necesarias.

  • Equipos necesarios, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.

  • Herramientas necesarias, momento de intervención en el proyecto y su procedencia.

  • Soluciones tecnológicas necesarias.


9. Riesgos



  • Riesgos que pueden afectar a la viabilidad del proyecto.

  • Riesgos potenciales.

  • Probabilidad de aparición de cada riesgo.

  • Medios de prevenirlos.

  • Plan de contingencia.


Además de estas nueve áreas de conocimiento, imprescindibles para cualquier checklist de proyecto que se vaya a elaborar, puede resultar enriquecedor indagar en los puntos fuertes del proyecto, desde su planteamiento y sus principales debilidades; así como en la aportación del proyecto a su cumplimiento para la organización. Por último, no puede olvidarse la importancia de revisar los checklist proyecto para mantener su utilidad en base a una buena actualización.


 


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